Трудові книжки

Трудові книжки — це документ, який офіційно засвідчує трудову діяльність працівника. У ній зазначаються всі дані про його роботу: періоди роботи на підприємствах, посади, зміни місця роботи та інші важливі моменти, пов’язані з професійною діяльністю.Основною метою трудових книжок є документування трудової діяльності громадян для обчислення стажу, що відіграє вирішальну роль у нарахуванні пенсії та інших соціальних гарантій.

Роль трудових книжок в сучасному законодавстві України

З 2020 року в Україні почали відбуватися значні зміни у використанні трудових книжок. Впровадження електронних трудових книжок стало важливим кроком у напрямку цифровізації державних послуг. За новими правилами, роботодавці та працівники більше не зобов'язані вести трудові книжки в паперовому форматі, якщо дані про трудову діяльність вже зберігаються в електронній системі.

Кабінет Міністрів України (КМУ) ухвалив кілька важливих нормативних актів, що регулюють перехід до електронної форми обліку трудового стажу. Відповідно до нових змін, роботодавці мають право надавати інформацію про трудову діяльність працівника до електронного реєстру Пенсійного фонду, що забезпечує спрощення процесу обліку стажу.

КМУ про трудові книжки: що змінюється?

Реформа трудових книжок в Україні була закріплена кількома урядовими документами, серед яких ключовим є постанова КМУ про трудові книжки від 27 листопада 2020 року. Відповідно до цього рішення, трудові книжки перестали бути обов'язковими для ведення роботодавцями, хоча можливість використовувати паперові версії все ще залишається. Працівники можуть на власний розсуд залишити свої трудові книжки в роботодавця або забрати їх собі для зберігання вдома.

Найважливішою зміною стало запровадження електронного реєстру трудових відносин, що функціонує через Пенсійний фонд України. Усі дані, які раніше вносилися до трудових книжок, тепер зберігаються в електронній формі, що дозволяє працівникам та роботодавцям безперешкодно доступати до інформації про трудову діяльність.

Переваги електронних трудових книжок

Перехід на електронні трудові книжки має кілька очевидних переваг:

• Безпека та збереження даних. Електронний формат захищає дані від пошкоджень або втрати, що може статися з паперовими документами.
• Доступність. Працівники можуть в будь-який момент переглянути свої дані через онлайн-кабінет на сайті Пенсійного фонду.
• Швидкість обробки інформації. Внесення змін до електронної трудової книжки відбувається миттєво, що спрощує процес ведення обліку.
• Спрощення процесу оформлення на роботу. Тепер працівники можуть не приносити трудову книжку на нове місце роботи, оскільки вся інформація доступна в електронному реєстрі.

Чи можна використовувати паперові трудові книжки?

Хоча електронні трудові книжки стають все більш популярними, працівники мають право зберігати та використовувати паперові трудові книжки. Якщо працівник не бажає переходити на електронний формат, роботодавець може продовжувати вносити зміни в паперову версію книжки.

З переходом на електронний облік відсутність трудової книжки вже не є підставою для відмови у прийомі на роботу. Але це стосується лише тих працівників, чия інформація вже міститься в електронному реєстрі. Якщо працівник ще не оформив електронну трудову книжку, то на новій роботі йому можуть вимагати надати паперовий документ або передати необхідні дані до реєстру.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них Наказ 277

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них є важливим документом, який використовується підприємствами для реєстрації всіх операцій, пов'язаних із трудовими книжками працівників. Вона ведеться з метою контролю за рухом трудових книжок і вкладишів: їх отриманням, зберіганням, видачею, поверненням та іншими діями.

Основні функції ведення такої книги:

1. Контроль за рухом трудових книжок: кожна операція фіксується з зазначенням дати та підпису відповідальної особи.
2. Захист прав працівників: належне ведення обліку дозволяє уникнути втрати важливих даних про трудовий стаж, що може вплинути на нарахування пенсій.
3. Виконання вимог законодавства: підприємства, які не ведуть облік руху трудових книжок, порушують законодавство та можуть бути оштрафовані.

Згідно з Наказом 277, підприємства зобов’язані вести облік трудових книжок і вкладишів до них в спеціальній книзі, яка містить наступну інформацію:

• Дата прийняття трудової книжки від працівника або оформлення нової трудової книжки.
• Прізвище, ім'я та по батькові працівника.
• Номер трудової книжки або вкладиша.
• Підпис особи, яка здала або отримала трудову книжку (зазвичай це працівник та відповідальна особа від підприємства).
• Дата видачі трудової книжки при звільненні або інших обставинах.

За ведення Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них відповідає призначена на підприємстві особа, зазвичай це працівник відділу кадрів або інша відповідальна особа. Вона несе відповідальність за своєчасне внесення записів, належне зберігання документів і коректність даних. У разі порушення вимог законодавства, такі особи можуть бути притягнуті до відповідальності.

Наказ 277 залишається актуальним для ведення паперових трудових книжок, останні зміни в законодавстві, зокрема запровадження електронних трудових книжок, вносять певні корективи в облік трудових відносин. На сьогодні підприємства мають право вести електронні версії трудових книжок, однак паперовий облік також залишається чинним для тих працівників, які не перейшли на електронний формат.