Школьная документация Приказ 1/9-477

Когда в школе происходит сложный случай, приходит проверка или нужно быстро подготовить отчет, чаще всего выясняется одно: работа психолога и социального педагога есть, а понятной системы записей нет. В этой статье простыми словами объясню, как по ориентиру Приказа 1/9-477 организовать документацию психологической службы: что вести, когда нужны протоколы, как оформить план и график работы и как сделать это без лишней бюрократии.

О Приказе 1/9-477 и его пользе для заведения

В практике работы учебных заведений ориентиром часто становится Приказ 1/9-477: его используют как основу для перечня типовых форм, ведущих работники психологической службы. Главная идея проста: у всех должна быть одинаковая база планирования, учета и итогов. Тогда директор видит реальную нагрузку, заместитель может координировать взаимодействие с классными руководителями, а специалисты не тратят часы на сочинение форм с нуля.

Это не о бумагах для бумаг. Это об управляемости процессов: что делаем, для кого, сколько времени тратим, какие выводы и рекомендации даем, как сопровождаем случаи, и какие результаты получает школа.

Когда записи ведутся по единым правилам, легче подготовить краткий отчет в месяц: сколько было индивидуальных обращений, сколько групповых занятий, какие темы поднимали родители, где необходима поддержка классных руководителей. Это полезно и для планирования погрузки, и для понимания, какие профилактические программы действительно работают.

Принципы, держащие систему в порядке

Что нужно знать перед началом работы:

1. План задает направление в год и семестр, а реальная работа ежедневно фиксируется в журнале краткими записями.
2. Журнал представляет собой центр учета: он показывает виды деятельности, часы, аудиторию и позволяет быстро поднять историю обращения.
3. Протоколы оформляются там, где имеется содержательная ценность: диагностика с выводом, консультации по дальнейшему сопровождению, групповая работа с результатом.
4. График работы и правила хранения данных защищают время специалиста и конфиденциальность учащихся и родителей.

Если эти четыре опоры работают, то отчетность собирается без стресса, а руководство получает понятную картину работы службы.

Отдельный совет для администрации: договоритесь о простой схеме хранения. Один электронный каталог на службы, одно название для планов и журналов, одинаковый подход к датам и классам. Тогда даже через пол года вы быстро найдете нужную запись и не будете зависеть от того, кто сейчас ведет документацию.

Практический психолог: минимальный комплект документов

Какие документы нужны для работы:

• Годовой план работы с направлениями деятельности и ожидаемыми результатами.
• График работы с часами приема, групповых мероприятий и временем для подготовки.
• Рабочий журнал как ежедневный учет обращений, консультаций, занятий и затраченного времени.
• Протокол индивидуальной психологической диагностики, когда применяются методики, есть заключение и рекомендации.
• Протокол индивидуальной консультации, когда случай нуждается в сопровождении, серии встреч или контроле договоренностей.
• Протокол групповой диагностики, если оценивается класс или группа по согласованному запросу.
• Учет коррекционных занятий, если есть программа, цикл и динамика посещения.

На практике важно не дублировать одно и то же. Журнал отвечает на вопрос, сколько и что именно сделано. Протокол отвечает на вопрос, что установлено и что делаем дальше. Годовой план помогает не раствориться в разовых обращениях и держать системные направления, например, профилактику буллинга или развитие навыков саморегуляции в младших классах.

Чтобы записи были легкими, следует договориться о стандарте. Например, в журнале достаточно указывать дату, формат работы, класс или категорию участников, продолжительность и короткую тему. А в протоколе диагностики минимально требуются запрос, перечень методик, краткое заключение и рекомендации для школы, родителей или ребенка.

Социальный педагог: реально работающие документы 

Эти документы помогут в работе:

• Годовой план работы с профилактикой, поддержкой семей и взаимодействием с педагогами.
• График работы с определенными часами для приема и работы со случаями.
• Журнал социального педагога как ежедневный учет обращений, действий, встреч и результатов.
• Протокол индивидуального социально педагогического изучения, когда нужно зафиксировать обстоятельства, ресурсы и потребности.
• Протокол группового исследования, если анализируется ситуация в классе либо группе учащихся.
• Протокол индивидуальной социально-педагогической консультации, когда важно зафиксировать договоренности и следующие шаги.
• Учет занятий или мероприятий, если проводятся программы или циклы встреч.
• Социальный паспорт заведения как сводные данные по планированию поддержки.

Социальный педагог часто работает на пересечении школы и семьи. Поэтому записи должны быть короткие, но позволяющие восстановить логику: кто обратился, с какой сделанной проблемой, какие договоренности есть с родителями, классным руководителем или администрацией. Когда вся школьная документация психологической службы имеет единую структуру, новый специалист или руководитель быстро понимает, как ведется учет и где искать нужную информацию.

Когда нужны протоколы и как не перегружаться 

Документы необходимы для:

1. Оформляйте протокол диагностики, когда применяете методики и даете вывод, влияющий на дальнейшие решения.
2. Оформляйте протокол консультации, когда есть серия встреч или нужно контролировать исполнение договоренностей.
3. Фиксируйте отдельно случаи с повышенным вниманием, когда важно иметь четкую историю действий и рекомендаций.
4. Ведите учет занятий, если есть программа, группа и необходимость отслеживать посещение и динамику.
5. Делайте записи так, чтобы их можно было передать коллеге без потери смысла, если вы в отпуске или меняется ответственный.

Чтобы протокол не превратился в роман, держите простую структуру: дата, запрос, краткое описание ситуации, заключение или договоренности, следующий шаг и срок. Этого достаточно, чтобы держать контроль и не тратить лишние часы на оформление.

Как навести порядок в документах

Начните с одного согласованного стандарта. Администрация вместе с психологом и социальным педагогом определяет, где хранятся планы, журналы и протоколы, как называются файлы, кто имеет доступ, и как часто обновляются записи, чтобы школьная документация была одинаково понятна всем. Далее просмотрите два-три типичных кейса за последние недели и проверьте, можно ли по записям быстро понять ход работы и результат. Если нет, поправьте шаблоны так, чтобы они были короткими и одинаковыми.

После этого закрепите ритм. Когда журнал заполняется каждый день или в конце рабочего дня, а протоколы оформляются только по четким критериям, бумаг становится меньше, а порядка больше. Школа получает прозрачную картину работы службы без давления на специалистов.

Документация, которую удобно вести каждый день на UkrOblik

Если хотите быстро навести порядок в документах психологической службы и не тратить время на самодельные шаблоны, UkrOblik дает готовые бланки и журналы для школы. В формах уже есть поля: дата, класс, запрос или тема обращения, формат работы, продолжительность, краткий итог, рекомендации и следующие шаги. Благодаря этому записи получаются одинаковыми у всех специалистов, их легко вести каждый день и так же легко собрать итог за месяц или семестр без аврала.