Шкільна документація Наказ 1/9-477

Коли в школі стається складний випадок, приходить перевірка або треба швидко підготувати звіт, найчастіше з’ясовується одне: робота психолога і соц педагога є, а зрозумілої системи записів немає. У цій статті простими словами поясню, як за орієнтиром Наказу 1/9-477 організувати документацію психологічної служби: що саме вести, коли потрібні протоколи, як оформити план і графік роботи та як зробити це без зайвої бюрократії.

Про Наказ 1/9-477 і його користь для закладу

У практиці роботи закладів освіти орієнтиром часто стає Наказ 1/9-477: його використовують як основу для переліку типових форм, які ведуть працівники психологічної служби. Головна ідея проста: у всіх має бути однакова база для планування, обліку та підсумків. Тоді директор бачить реальне навантаження, заступник може координувати взаємодію з класними керівниками, а фахівці не витрачають години на вигадування форм з нуля.

Це не про папери заради паперів. Це про керованість процесів: що робимо, для кого, скільки часу витрачаємо, які висновки та рекомендації даємо, як супроводжуємо випадки, і які результати отримує школа.

Коли записи ведуться за єдиними правилами, легше підготувати короткий звіт за місяць: скільки було індивідуальних звернень, скільки групових занять, які теми піднімали батьки, де потрібна підтримка класних керівників. Це корисно і для планування навантаження, і для розуміння, які профілактичні програми справді працюють.

Принципи, які тримають систему в порядку

Що потрібно знати перед початком роботи: 

1. План задає напрям на рік і семестр, а реальна робота щодня фіксується в журналі короткими записами.
2. Журнал є центром обліку: він показує види діяльності, години, аудиторію і дозволяє швидко підняти історію звернення.
3. Протоколи оформлюються там, де є змістова цінність: діагностика з висновком, консультації з подальшим супроводом, групова робота з результатом.
4. Графік роботи і правила зберігання даних захищають час фахівця та конфіденційність учнів і батьків.

Якщо ці чотири опори працюють, звітність збирається без стресу, а керівництво отримує зрозумілу картину роботи служби.

Окрема порада для адміністрації: домовтеся про просту схему зберігання. Один електронний каталог на служби, одна назва для планів і журналів, однаковий підхід до дат і класів. Тоді навіть через пів року ви швидко знайдете потрібний запис і не будете залежати від того, хто саме зараз веде документацію.

Практичний психолог: мінімальний комплект документів

Які докумнти потрібні для роботи:

• Річний план роботи з напрямами діяльності та очікуваними результатами.
• Графік роботи з годинами прийому, групових заходів і часом на підготовку.
• Робочий журнал як щоденний облік звернень, консультацій, занять і витраченого часу.
• Протокол індивідуальної психологічної діагностики, коли застосовуються методики, є висновок і рекомендації.
• Протокол індивідуальної консультації, коли випадок потребує супроводу, серії зустрічей або контролю домовленостей.
• Протокол групової діагностики, якщо оцінюється клас або група за узгодженим запитом.
• Облік корекційних занять, якщо є програма, цикл і динаміка відвідування.

скільки і що саме зроблено. Протокол відповідає на питання що встановлено і що робимо далі. Річний план допомагає не розчинитися в разових зверненнях і тримати системні напрямки, наприклад профілактику булінгу або розвиток навичок саморегуляції в молодших класах.

Щоб записи були легкі, варто домовитися про стандарт. Наприклад у журналі достатньо зазначати дату, формат роботи, клас або категорію учасників, тривалість та коротку тему. А у протоколі діагностики мінімально потрібні запит, перелік методик, короткий висновок і рекомендації для школи, батьків або дитини.

Соціальний педагог: документи, які реально працюють

Ці документи допоможуть в роботі: 

• Річний план роботи з профілактикою, підтримкою сімей та взаємодією з педагогами.
• Графік роботи з визначеними годинами для прийому та роботи з випадками.
• Журнал соціального педагога як щоденний облік звернень, дій, зустрічей і результатів.
• Протокол індивідуального соціально-педагогічного вивчення, коли потрібно зафіксувати обставини, ресурси і потреби.
• Протокол групового вивчення, якщо аналізується ситуація в класі або групі учнів.
• Протокол індивідуальної соціально-педагогічної консультації, коли важливо зафіксувати домовленості та наступні кроки.
• Облік занять або заходів, якщо проводяться програми чи цикли зустрічей.
• Соціальний паспорт закладу як зведені дані для планування підтримки.

Соціальний педагог часто працює на перетині школи і сім’ї. Тому записи мають бути короткі, але такі, що дозволяють відновити логіку: хто звернувся, з якою проблемою, що зроблено, які домовленості є з батьками, класним керівником або адміністрацією. Коли вся шкільна документація психологічної служби має єдину структуру, новий фахівець або керівник швидко розуміє, як ведеться облік і де шукати потрібну інформацію.

Коли потрібні протоколи і як не перевантажуватися 

Документи необхідні для: 

1. Оформлюйте протокол діагностики, коли застосовуєте методики і даєте висновок, який впливає на подальші рішення.
2. Оформлюйте протокол консультації, коли є серія зустрічей або потрібно контролювати виконання домовленостей.
3. Фіксуйте окремо випадки з підвищеною увагою, коли важливо мати чітку історію дій і рекомендацій.
4. Ведіть облік занять, якщо є програма, група і необхідність відстежувати відвідування та динаміку.
5. Робіть записи так, щоб їх можна було передати колезі без втрати сенсу, якщо ви у відпустці або змінюється відповідальний.

Щоб протокол не перетворився на роман, тримайте просту структуру: дата, запит, короткий опис ситуації, що зроблено, висновок або домовленості, наступний крок і термін. Цього достатньо, щоб тримати контроль і не витрачати зайві години на оформлення.

Як навести порядок в документах 

Почніть з одного узгодженого стандарту. Адміністрація разом з психологом і соціальним педагогом визначає, де зберігаються плани, журнали та протоколи, як називаються файли, хто має доступ, і як часто оновлюються записи, щоб шкільна документація була однаково зрозумілою для всіх. Далі перегляньте два-три типові кейси за останні тижні і перевірте, чи можна по записах швидко зрозуміти хід роботи та результат. Якщо ні, поправте шаблони так, щоб вони були короткі й однакові.

Після цього закріпіть ритм. Коли журнал заповнюється щодня або наприкінці робочого дня, а протоколи оформлюються лише за чіткими критеріями, паперів стає менше, а порядку більше. Школа отримує прозору картину роботи служби без тиску на фахівців.

Документація, яку зручно вести щодня на UkrOblik

Якщо хочете швидко навести лад у документах психологічної служби і не витрачати час на саморобні шаблони, UkrOblik дає готові бланки та журнали для школи. У формах уже є потрібні поля: дата, клас, запит або тема звернення, формат роботи, тривалість, короткий підсумок, рекомендації та наступні кроки. Завдяки цьому записи виходять однаковими у всіх фахівців, їх легко вести щодня і так само легко зібрати підсумок за місяць чи семестр без авралу.