Організація ефективного обліку матеріалів у бюджетних установах, одна з ключових задач бухгалтерських служб. Це дозволяє контролювати витрати, уникати нестач, а також забезпечити прозорість використання бюджетних коштів. Ведення обліку проводиться відповідно до встановлених нормативних документів та передбачає використання спеціальних форм облікової документації.
Облік матеріалів у бюджетних установах Наказ 130
Наказ 130 Державного казначейства України від 18.12.2000 «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» був ключовим нормативним актом, який регламентував ведення обліку матеріальних запасів у бюджетних установах. Цей наказ затверджував типові форми облікових документів, зокрема:treasury.gov.ua+7Законодавство України+7Бухгалтер Ліга Закон+7
- Картка кількісно-сумового обліку матеріалів (форма 3-7)
- Книга кількісно-сумового обліку матеріалів (форма 3-6)
- Книга кількісно-сумового обліку матеріалів у підрозділах (форма 3-6а)
Облік ведеться на складах та у бухгалтерії установи. Важливо, щоб відповідальна особа (завсклад, комірник) щоденно відображала рух матеріалів за затвердженими формами.
У бухгалтерії ведеться книга кількісно-сумового обліку матеріалів (форми 3-6 або 3-6а), куди заносяться узагальнені дані на підставі складських документів. Бухгалтери контролюють правильність заповнення форм, відповідність даних, своєчасність передачі інформації та здійснюють періодичну інвентаризацію залишків. Ці форми були обов'язковими для використання в бюджетних установах та забезпечували уніфікований підхід до обліку та списання матеріальних запасів.
Картка кількісно-сумового обліку форма 3-7 — це первинний бухгалтерський документ, що використовується у бюджетних установах для обліку руху матеріальних цінностей. Вона є основним інструментом на рівні складу або іншого місця зберігання та дозволяє відстежувати залишки, надходження та витрати матеріалів у кількісному та сумовому вираженні.
Ця форма ведеться окремо на кожну номенклатурну позицію — наприклад, папір А4, ручки, медикаменти або господарські товари. Кожен аркуш картки присвячений одному виду матеріалу, що забезпечує точність обліку та швидкий доступ до інформації.
У картці форма 3-7 фіксуються такі дані:
- дата операції (надходження або видачі);
- номер і дата супровідного документа (накладна, акт, вимога);
- кількість одиниць;
- вартість кожної партії;
- загальна сума;
- залишок після кожної операції.
Це дає змогу у будь-який момент отримати актуальні відомості про наявність матеріалу та його вартість. Картка ведеться вручну або автоматизовано — залежно від технічного оснащення установи.
Картки 3-7 зберігаються у спеціальних папках або журналах і мають бути пронумеровані, прошнуровані та завірені підписом відповідальної особи. Записи у картці здійснюються щодня, одразу після здійснення господарської операції. Помилки виправляються за загальноприйнятими правилами — закресленням із підписом і датою.
Книга кількісно-сумового обліку матеріалів форма 3-6 — це обліковий документ, що застосовується у бюджетних установах для систематизації інформації про рух матеріальних цінностей. Вона ведеться на підставі первинних документів (накладних, актів, карток форма 3-7) і є основним джерелом даних для бухгалтерського обліку.
Форма 3-6 передбачає реєстрацію даних у розрізі кожної номенклатурної одиниці матеріалів: надходження, витрати, залишки — як у натуральному, так і у вартісному вираженні. Кожна сторінка книги зазвичай відводиться під окрему позицію (наприклад, офісний папір, господарське мило, канцелярські скріпки), що дозволяє підтримувати впорядкований і прозорий облік.
Книга ведеться вручну або в електронному вигляді залежно від особливостей облікової системи в установі. Її оформлює бухгалтерія, що відповідає за достовірність і своєчасність внесених даних. Важливо, щоб усі записи здійснювались без помилок, із чітким дотриманням хронологічного порядку.
Книга кількісно-сумового обліку форма 3-6а
Книга кількісно-сумового обліку матеріалів форма 3-6а — це обліковий документ, який застосовується у бюджетних установах для ведення аналітичного обліку матеріальних запасів у спрощеній формі. На відміну від форми 3-6, книга 3-6а призначена, як правило, для установ з меншим обсягом матеріальних операцій або з менш складною структурою господарської діяльності.
Окрему увагу варто приділити формі 3-6а, яка призначена для ведення обліку матеріалів у структурних підрозділах установ. Вона аналогічна формі 3-6, але адаптована для використання безпосередньо у місцях споживання матеріалів (наприклад, у відділеннях лікарень, освітніх закладах, гуртожитках тощо).
Головна особливість форми 3-6а полягає в компактності та універсальності. Вона дозволяє вести облік одразу кількох видів матеріалів в одній книзі, що зручно для невеликих установ, наприклад — сільських шкіл, дитсадків, амбулаторій, бібліотек. Однак і тут враховується як кількісний, так і вартісний показник руху кожної позиції.
Де придбати облікову документацію?
Облік матеріалів у бюджетних установах — це не просто формальність, а критично важлива частина господарської діяльності. Застосування уніфікованих форм, таких як форма 3-7, форма 3-6, форма 3-6а, допомагає підтримувати порядок та забезпечити ефективне управління ресурсами.
Щоб не витрачати час на пошук необхідних форм у канцелярських магазинах, скористайтесь перевіреним сервісом ukroblik.com.ua. Тут ви знайдете:
- Картки кількісно-сумового обліку форма 3-7;
- Книги кількісно-сумового обліку форма 3-6 та 3-6а;
- інші облікові журнали, книги та бланки.
Всі товари виготовлені відповідно до вимог державних стандартів. Доступна доставка по всій Україні, гнучкі ціни, знижки при оптових замовленнях.
