Учет банков: какие нужно вести журналы, документацию?

Ведение документации в банковских учреждениях - это не только требование законодательства, но и важная составляющая безопасности, прозрачности и эффективного контроля банковской деятельности. Правильный банковский учет обеспечивает защиту активов, контроль за финансовыми потоками и соответствие нормативным актам.

Основные виды документации в банках

Банки работают с большим объемом информации - денежными средствами, ценными бумагами, личными данными клиентов, доступом к техническим средствам и инструкциями по безопасности. Для надлежащего контроля ведется банковский учет операций, а также специализированные книги и журналы. Вот ключевые из них:

1. Книга регистрации инструктажей по вопросам пожарной безопасности в банке. В нем фиксируются проведенные первичные, повторные, внеплановые инструктажи по пожарной безопасности. Обеспечивает контроль за выполнением правил пожарной безопасности, фиксирует подписи ответственных лиц, подтверждает информирование работников о правилах поведения в чрезвычайных ситуациях.
2. Книга учета наличности операционной кассы и других ценностей банка. Здесь фиксируется ежедневное поступление, выдача и остаток наличности в кассе, а также движение ценных бумаг, иностранной валюты и т. п. Обеспечивает прозрачность наличного обращения и отчетности перед Национальным банком Украины. Повышает уровень внутреннего контроля.
3. Книга учета ключей и карточек доступа к банкоматам/терминалам самообслуживания. Учет физического доступа к банкоматам, POS-терминалам, хранилищам - критически важен. В книге указываются лица, которым выданы ключи и карты доступа, даты выдачи и возврата, причины доступа. Это предотвращает несанкционированное проникновение и злоупотребления.

Каждое учреждение должно придерживаться стандартов, чтобы избежать финансовых и юридических проблем. Заказать нужную документацию вы можете на ukroblik.com.ua, где представлен полный ассортимент учетных книг для банков.

Ответственный за ведение учета в банках

Ведение бухгалтерский учет в банках возлагается на несколько ключевых подразделений, но общую ответственность несет главный бухгалтер учреждения. Именно он отвечает за организацию учетного процесса в соответствии с законодательством, нормативными актами Национального банка Украины и внутренними инструкциями. Кроме него, важную роль играют кассиры, экономисты, инспекторы службы безопасности и работники внутреннего аудита - каждый в пределах своей компетенции. Все эти специалисты обязаны обеспечить точность, своевременность и достоверность записей в соответствующих книгах и журналах, соблюдая внутренние стандарты банка и государственные требования.

Банковский учет требует строгого соблюдения внутренних и государственных стандартов, в частности относительно ведения специализированных учетных книг. Далее подробно рассмотрим ключевые журналы, которые используются в банковской деятельности.

Книга регистрации инструктажей по вопросам пожарной безопасности в банке

Книга относится к категории обязательной документации, связанной с охраной труда. В ней фиксируются все виды инструктажей: первичный, повторный, внеплановый и целевой. Каждая запись включает дату, фамилию работника, который прошел инструктаж, тему занятия, а также подписи работника и лица, проводившего обучение. 

Ведение этой книги контролируется внутренней службой безопасности банка, а также может быть проверено во время проверок ГСЧС или других контролирующих органов. Она является доказательством надлежащего выполнения требований пожарной безопасности со стороны работодателя. Обязанность вести книгу возлагается на:

• лицо, ответственное за пожарную безопасность в подразделении;
• начальника отделения или другого уполномоченного работника;
• в крупных филиалах - специалиста по охране труда или инженера ПБ.

Эти лица не только фиксируют данные, но и контролируют актуальность и полноту записей, отвечают за своевременное проведение инструктажей.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью, иметь поля для даты, ФИО, должности, темы инструктажа, подписей. Она должна быть в доступном, но защищенном месте и храниться не менее 5 лет после последней записи.

Книга учета наличности операционной кассы и других ценностей банка

В книге подробно фиксируются все операции с наличными, а также с другими ценностями, находящимися в кассе банка. Ведение этой книги осуществляется в соответствии с требованиями НБУ. Наличие точных записей в ней позволяет избежать финансовых нарушений и обеспечивает прозрачную отчетность в банковских операциях. Основная цель - обеспечить:

• фиксацию поступления и расходования наличности в пределах кассового дня;
• учет ценностей, находящихся в хранилище;
• сверку фактических остатков с бухгалтерскими данными;
• контроль за выполнением кассовой дисциплины.

Записи в книге являются первоисточником для ежедневной отчетности в центральный офис банка или в подразделения учета.

Эта книга заполняется кассиром или старшим кассиром ежедневно. За правильность ведения, полноту записей и достоверность данных несет персональную ответственность кассир (исполнитель записей), главный кассир или заведующий кассой (лицо, контролирующее записи), руководитель подразделения (общий контроль). В некоторых случаях записи также заверяются подписью ревизора или работника службы внутреннего аудита.

Книга учета ключей и карточек доступа к банкоматам/терминалам самообслуживания

Эта книга используется для строгого контроля доступа к техническому оборудованию банка, в частности к банкоматам, терминалам и другим устройствам самообслуживания. В ней отмечается, кому, когда и с какой целью были переданы ключи или карточки доступа, а также фиксируется их возврат. Ведение этого журнала является важной составляющей банковской безопасности, ведь позволяет избегать несанкционированного вмешательства в работу банкоматной сети.

В книге учета указываются дата и время выдачи ключа/карты, фамилия, имя и должность лица, получившего доступ, цель использования (например, инкассация, техническое обслуживание, аварийное открытие), подпись лица, получившего и вернувшего ключ/карту и примечания о потере, повреждении или замене.
Все записи заверяются подписями ответственного лица (например, руководителя отделения или заведующего инкассацией).

Нарушение порядка учета доступа к банкоматам и терминалам может привести к незаконному проникновению в банковскую технику, потере средств или конфиденциальных данных, штрафам со стороны Национального банка Украины и репутационным рискам для учреждения.

В магазине ukroblik.com.ua вы можете заказать Книги учета для банковских учреждений, соответствующие действующим нормам банковской безопасности. В каталоге - удобные форматы с твердой или мягкой обложкой, достаточным количеством страниц и качественной печатью для длительного использования.