Облік у банках: які потрібно вести журнали, документацію?
Ведення документації в банківських установах — це не лише вимога законодавства, а й важлива складова безпеки, прозорості та ефективного контролю банківської діяльності. Правильний банківський облік забезпечує захист активів, контроль за фінансовими потоками та відповідність нормативним актам.
Основні види документації у банках
Банки працюють із великим обсягом інформації — грошовими коштами, цінними паперами, особистими даними клієнтів, доступом до технічних засобів та безпековими інструкціями. Для належного контролю ведеться банківський облік операцій, а також спеціалізовані книги й журнали. Ось ключові з них:
- Книга реєстрації інструктажів з питань пожежної безпеки у банку. У ньому фіксуються проведені первинні, повторні, позапланові інструктажі з пожежної безпеки. Забезпечує контроль за виконанням правил пожежної безпеки, фіксує підписи відповідальних осіб, підтверджує інформування працівників про правила поведінки у надзвичайних ситуаціях.
- Книга обліку готівки операційної каси та інших цінностей банку. Тут фіксується щоденне надходження, видача та залишок готівки в касі, а також рух цінних паперів, іноземної валюти тощо. Забезпечує прозорість готівкового обігу та звітності перед Національним банком України. Підвищує рівень внутрішнього контролю.
- Книга обліку ключів та карток доступу до банкоматів/терміналів самообслуговування. Облік фізичного доступу до банкоматів, POS-терміналів, сховищ — критично важливий. У книзі зазначаються особи, яким видано ключі та картки доступу, дати видачі та повернення, причини доступу. Це запобігає несанкціонованому проникненню та зловживанням.
Кожна установа має дотримуватися стандартів, щоб уникнути фінансових та юридичних проблем. Замовити потрібну документацію ви можете на ukroblik.com.ua, де представлений повний асортимент облікових книг для банків.
Відповідальний за ведення обліку в банках
Ведення бухгалтерський облік в банках покладається на кілька ключових підрозділів, але загальну відповідальність несе головний бухгалтер установи. Саме він відповідає за організацію облікового процесу відповідно до законодавства, нормативних актів Національного банку України та внутрішніх інструкцій. Окрім нього, важливу роль відіграють касири, економісти, інспектори служби безпеки та працівники внутрішнього аудиту — кожен у межах своєї компетенції. Усі ці фахівці зобов’язані забезпечити точність, своєчасність і достовірність записів у відповідних книгах та журналах, дотримуючись внутрішніх стандартів банку та державних вимог.
Банківський облік вимагає суворого дотримання внутрішніх і державних стандартів, зокрема щодо ведення спеціалізованих облікових книг. Далі детально розглянемо ключові журнали, які використовуються у банківській діяльності.
Книга реєстрації інструктажів з питань пожежної безпеки у банку
Книга належить до категорії обов’язкової документації, пов’язаної з охороною праці. У ньому фіксуються всі види інструктажів: первинний, повторний, позаплановий та цільовий. Кожен запис включає дату, прізвище працівника, який пройшов інструктаж, тему заняття, а також підписи працівника і особи, яка проводила навчання.
Ведення цієї книги контролюється внутрішньою службою безпеки банку, а також може бути перевірене під час перевірок ДСНС або інших контролюючих органів. Вона є доказом належного виконання вимог пожежної безпеки з боку роботодавця. Обов’язок вести книгу покладається на:
- особу, відповідальну за пожежну безпеку у підрозділі;
- начальника відділення або іншого уповноваженого працівника;
- у великих філіях — спеціаліста з охорони праці або інженера ПБ.
Ці особи не лише фіксують дані, а й контролюють актуальність і повноту записів, відповідають за своєчасне проведення інструктажів.
Книга повинна бути пронумерованою, прошнурованою та скріпленою печаткою, мати поля для дати, ПІБ, посади, теми інструктажу, підписів. Вона повинна бути в доступному, але захищеному місці та зберігатися не менше 5 років після останнього запису.
Книга обліку готівки операційної каси та інших цінностей банку
В книзі детально фіксуються всі операції з готівкою, а також з іншими цінностями, що перебувають у касі банку. Ведення цієї книги здійснюється відповідно до вимог НБУ. Наявність точних записів у ній дозволяє уникнути фінансових порушень і забезпечує прозору звітність у банківських операціях. Основна мета — забезпечити:
- фіксацію надходження і витрачання готівки в межах касового дня;
- облік цінностей, які перебувають у сховищі;
- звірку фактичних залишків із бухгалтерськими даними;
- контроль за виконанням касової дисципліни.
Записи у книзі є першоджерелом для щоденного звітування до центрального офісу банку або до підрозділів обліку.
Ця книга заповнюється касиром або старшим касиром щодня. За правильність ведення, повноту записів і достовірність даних несе персональну відповідальність касир (виконавець записів), головний касир або завідувач каси (особа, яка контролює записи), керівник підрозділу (загальний контроль). У деяких випадках записи також засвідчуються підписом ревізора або працівника служби внутрішнього аудиту.
Книга обліку ключів та карток доступу до банкоматів/терміналів самообслуговування
Ця книга використовується для суворого контролю доступу до технічного обладнання банку, зокрема до банкоматів, терміналів та інших пристроїв самообслуговування. У ній зазначається, кому, коли і з якою метою було передано ключі чи картки доступу, а також фіксується їх повернення. Ведення цього журналу є важливою складовою банківської безпеки, адже дозволяє уникати несанкціонованого втручання в роботу банкоматної мережі.
У книзі обліку зазначаються дата та час видачі ключа/картки, прізвище, ім’я та посада особи, яка отримала доступ, мета використання (наприклад, інкасація, технічне обслуговування, аварійне відкриття), підпис особи, яка отримала і повернула ключ/картку та примітки про втрату, пошкодження або заміну.
Усі записи засвідчуються підписами відповідальної особи (наприклад, керівника відділення або завідувача інкасацією).
Порушення порядку обліку доступу до банкоматів і терміналів може спричинити незаконне проникнення до банківської техніки, втрату коштів чи конфіденційних даних, штрафи з боку Національного банку України та репутаційні ризики для установи.
У магазині ukroblik.com.ua ви можете замовити Книги обліку для банківських установ, що відповідають чинним нормам банківської безпеки. У каталозі — зручні формати з твердою або м’якою обкладинкою, достатньою кількістю сторінок і якісним друком для тривалого використання.