Приказ 124 МОУ: Инструкция по делопроизводству в ВСУ

Один потерянный входной лист может остановить решение на неделю, а одна резолюция без срока – превратить задачу в вечную. Так и рождается хаос: документы ходят по рукам, ответственен неочевидный, контроль включается поздно. Далее в статье будет проста, рабочая схема делопроизводства в подразделении по Инструкция по делопроизводству в ВСУ: как настроить регистрацию, резолюции, контроль сроков и закрытие выполнения, чтобы любой документ находился в минуту, а у вас был готов алгоритм действий на каждый день. 

Суть военного делопроизводства простыми словами 

Делопроизводство – это один маршрут документа, который понятен всем. Если маршрут один, документ не теряется даже при ротациях, командировках и сменах исполнителей. Ключевой принцип прост: на любую дату должно быть видно, где документ, кто ответственен, какой срок и результат ожидается. 
Хаос появляется в четырех местах: нет единого учета, нет конкретного срока, не фиксируется исполнение, копия не попадает в дело. Поэтому ниже фокуса только на том, что реально держит систему. 

Ключевые требования, соблюдающие порядок 

Учет работает, когда данные вносятся своевременно. В день поступления ответственное лицо делает запись в реестре и присваивает номер именно такой подход заложен в логике, которую задает Приказ 124 МОУ. Далее документ либо передается на резолюцию, либо сразу исполнителю, но в реестре всегда остается след, кто получил и когда. Важная мелочь: статус меняется тем, кто держит реестр, а не каждым исполнителем в своем блокноте. Тогда у вас одна версия правды. 
Чтобы не путать движение, держите отдельный входной реестр и отдельный входной реестр. Во входном достаточно полей: дата, номер, корреспондент, краткая сущность, исполнитель, срок, статус, результат. В исходном: дата, номер, адресат, тема, ответственный, дата отправки, подтверждение отправки, куда подшита копия. 

Резолюция как постановка задачи 

Резолюция должна преобразовывать документ в конкретное действие. Минимум, без которого он не работает: исполнитель, действие, срок. Если нужны соисполнители, все равно должен быть один ответственный, собирающий результат. После резолюции ответственное лицо вносит исполнителя и в реестр в тот же день. Это и есть момент, когда документ становится управляемым. 

Контроль сроков и закрытие выполнения 

Контроль – это не наказание, а раннее предупреждение. Рабочая практика выглядит следующим образом: ежедневно пересматриваются документы со сроком на ближайшие 3–5 дней, и исполнителю дается напоминание к дедлайну. Если документ был возвращен на доработку, это не должно создавать новый хаос: в той же строке реестра меняется статус на доработке, добавляется дата возврата и краткая причина, после повторной подачи статус меняется на работу или согласование. Новая регистрация необходима только тогда, когда это новый документ, а не та же задача в пределах одного номера. 
Закрытие тоже имеет правило. Результат возвращается через ответственное лицо, в реестре ставится исполнено, дата, коротко сделанная и куда подшита. Если это исходящее письмо, фиксируется дата отправки и подтверждения: реестр, скан, отметка, квитанция или другое доказательство по вашему порядку. 

Инструкция по делопроизводству в Вооруженных силах Украины 124 

Требования работают только тогда, когда их удобно выполнять. Поэтому, прежде всего, определите роли и точки передачи: кто принимает входящие, кто регистрирует, кто подает на резолюцию, кто контролирует сроки, где лежит оригинал в работе, где хранится копия. Это снимает главную проблему подразделений: документ есть, но он вроде ни у кого. 
Далее важно, чтобы все работали по одному короткому внутреннему правилу. Не сложно и не на 20 страниц. Достаточно понять порядок действий и закрепить дисциплину: без записи в реестр документ не запускается, без срока резолюция не принимается, без отметки исполнения документ не закрывается:

1. Назначьте ответственного за прием и регистрацию, определите подмену и канал передачи документов.
2. Создайте отдельные реестры входящих и выходных с полями исполнитель, срок, статус, результат.
3. Установите правило записи в день поступления и правило передачи на резолюцию с фиксацией даты передачи.
4. Согласуйте формат резолюции: исполнитель, действие, срок; после резолюции ответственный сразу вносит данные в реестр.
5. Введите понятные статусы и правило, кто изменяет их: только ответственный за реестр после фактического действия.
6. Настройте контроль сроков: ежедневный просмотр ближайших сроков и напоминание дедлайна с фиксацией статуса.
7. Введите правило закрытия: результат через ответственного, отметка выполнена, подшивка в дело того же дня. 

Что должно быть настроено в подразделе для стабильного документооборота 

Ниже – краткий перечень базовых вещей, которые нужны для стабильного документооборота при высокой нагрузке. Если эти пункты настроены и выполняются ежедневно, документы не теряются, сроки видны в реестре, а исполнение фиксируется и закрывается по единому порядку:

• Два реестра, где видны номер, дата, корреспондента, исполнителя, срок, статус и результат;
• Одна точка хранения оригиналов в работе и понятный порядок доступа;
• Краткое внутреннее правило на одну страницу: как регистрируем, как подаем на резолюцию, как закрываем исполнение;
• Согласованный маршрут согласования с единой последовательностью и понятным возвращением на доработку;
• Шаблоны для типовых документов, чтобы не ловить возврат на реквизитах и ​​оформлении;
• Одинаковая логика названий дел и файлов, чтобы копия находилась без поиска по чатам;
• Регулярный контроль сроков с напоминанием дедлайна, а не после срыва. 

Типичные ошибки, из-за которых документы возвращают или теряются 

Ниже разозлим частые ошибки:

1. Документ запускается в работу без регистрации, поэтому нет номера, даты и ответственного следа.
2. У резолюции нет конкретного исполнителя или срока, и задача размывается.
3. Передают документ между людьми без фиксации, и исчезает момент, когда он сменил руки.
4. Не ведут статусы или ведут их каждый по своему и руководитель не видит реальной картины.
5. Возврат на доработку не фиксируют, и документ выпадает из контроля.
6. Отправку исходного не подтверждают, а копию не подшивают, поэтому потом нечем доказать факт ответа.
7. Закрытие исполнения производят устно, без отметки в реестре и без подшивки в дело. 

Самопроверка перед подачей документа 

Что необходимо проверить перед подачей документов:

• Понятно, где и кем документ будет зарегистрирован, и что он попадет в реестр в день поступления;
• Тема и сущность читаются сразу, без двусмысленных формулировок и лишних отступлений;
• Если документ запускает действие, определены исполнитель, срок и ожидаемый результат;
• Соглашения проходят в установленной последовательности и это видно по документу;
• Приложения на месте, их количество совпадает с текстом, они обозначены понятно;
• Проверенные даты, номера, названия должностей и подразделений, чтобы не ловить технические возвраты;
• Есть правило, куда последует копия после закрытия и где лежит оригинал в работе. 

Порядок в документах по Ukroblik: журналы и бланки 

Если нужные готовые решения для учета и контроля документов, Ukroblik поможет подобрать журналы и бланки, которые уже заточены под ежедневную работу: отдельные поля под номер и дату, исполнителя, срок, статус, отметку исполнения, а также место для фиксации отправки и подшивки копий в дела. Это уменьшает возврат из-за технических ошибок, экономит время на ведении реестров и помогает держать порядок в документах стабильно, а не от проверки до проверки.