Наказ 124 МОУ: Інструкція з діловодства у ЗСУ

Один загублений вхідний лист може зупинити рішення на тиждень, а одна резолюція без строку - перетворити задачу на вічну. Так і народжується хаос: документи ходять по руках, відповідальний неочевидний, контроль вмикається запізно. Далі в статті буде проста, робоча схема діловодства у підрозділі за Інструкція з діловодства у ЗСУ: як налаштувати реєстрацію, резолюції, контроль строків і закриття виконання, щоб будь який документ знаходився за хвилину, а у вас був готовий алгоритм дій на кожен день. 

Суть військового діловодства простими словами 

Діловодство - це один маршрут документа, який зрозумілий усім. Якщо маршрут один, документ не губиться навіть при ротаціях, відрядженнях і змінах виконавців. Ключовий принцип простий: на будь яку дату має бути видно, де документ, хто відповідальний, який строк і який результат очікується. 
Хаос з’являється в чотирьох місцях: немає єдиного обліку, немає конкретного строку, не фіксується виконання, копія не потрапляє в справу. Тому нижче фокус тільки на тому, що реально тримає систему. 

Ключові вимоги, які тримають порядок 

Облік працює, коли дані вносяться своєчасно. У день надходження відповідальна особа робить запис у реєстрі і присвоює номер - саме такий підхід закладений у логіці, яку задає Наказ 124 МОУ. Далі документ або передається на резолюцію, або відразу виконавцю, але в реєстрі завжди лишається слід, хто отримав і коли. Важлива дрібниця: статус змінюється тим, хто тримає реєстр, а не кожним виконавцем у своєму блокноті. Тоді у вас одна версія правди. 

Щоб не плутати рух, тримайте окремий реєстр вхідних і окремий реєстр вихідних. У вхідному достатньо полів: дата, номер, кореспондент, коротка суть, виконавець, строк, статус, результат. У вихідному: дата, номер, адресат, тема, відповідальний, дата відправки, підтвердження відправки, куди підшито копію. 

Резолюція як постановка задачі 

Резолюція має перетворювати документ на конкретну дію. Мінімум, без якого вона не працює: виконавець, дія, строк. Якщо потрібні співвиконавці, все одно має бути один відповідальний, який збирає результат. Після резолюції відповідальна особа вносить виконавця і строк у реєстр у той же день. Це і є момент, коли документ стає керованим. 

Контроль строків і закриття виконання 

Контроль - це не покарання, а раннє попередження. Робоча практика виглядає так: щодня переглядаються документи зі строком на найближчі 3–5 днів, і виконавцю дається нагадування до дедлайну. Якщо документ повернули на доопрацювання, це не має створювати новий хаос: у тому ж рядку реєстру змінюється статус на на доопрацюванні, додається дата повернення і коротка причина, після повторної подачі статус змінюється на у роботі або на погодженні. Нова реєстрація потрібна лише тоді, коли це новий документ, а не та сама задача в межах одного номера. 
Закриття теж має правило. Результат повертається через відповідальну особу, у реєстрі ставиться виконано, дата, коротко що зроблено і куди підшито. Якщо це вихідний лист, фіксується дата відправки і підтвердження: реєстр, скан, відмітка, квитанція або інший доказ за вашим порядком. 

Інструкція з діловодства у Збройних силах України 124

Вимоги працюють тільки тоді, коли їх зручно виконувати. Тому перш за все визначте ролі і точки передачі: хто приймає вхідні, хто реєструє, хто подає на резолюцію, хто контролює строки, де лежить оригінал у роботі, де зберігається копія. Це знімає головну проблему підрозділів: документ є, але він ніби ні в кого. 
Далі важливо, щоб усі працювали за одним коротким внутрішнім правилом. Не складним і не на 20 сторінок. Достатньо зрозуміти порядок дій і закріпити дисципліну: без запису в реєстр документ не запускається, без строку резолюція не приймається, без відмітки виконання документ не закривається. 

1. Призначте відповідального за прийом і реєстрацію, визначте підміну і канал передачі документів.
2. Створіть окремі реєстри вхідних і вихідних з полями виконавець, строк, статус, результат.
3. Встановіть правило внесення запису в день надходження і правило передачі на резолюцію з фіксацією дати передачі.
4. Узгодьте формат резолюції: виконавець, дія, строк; після резолюції відповідальний одразу вносить дані в реєстр.
5. Введіть зрозумілі статуси і правило, хто їх змінює: тільки відповідальний за реєстр після фактичної дії.
6. Налаштуйте контроль строків: щоденний перегляд найближчих строків і нагадування до дедлайну з фіксацією статусу.
7. Запровадьте правило закриття: результат через відповідального, відмітка виконано, підшивка в справу того ж дня. 

Що має бути налаштовано в підрозділі для стабільного документообігу 

Нижче - короткий перелік базових речей, які потрібні для стабільного документообігу під час високого навантаження. Якщо ці пункти налаштовані й виконуються щодня, документи не губляться, строки видно в реєстрі, а виконання фіксується та закривається за єдиним порядком: 

• Два реєстри, де видно номер, дату, кореспондента, виконавця, строк, статус і результат;
• Одна точка зберігання оригіналів у роботі та зрозумілий порядок доступу;
• Коротке внутрішнє правило на одну сторінку: як реєструємо, як подаємо на резолюцію, як закриваємо виконання;
• Узгоджений маршрут погодження з єдиною послідовністю і зрозумілим поверненням на доопрацювання;
• Шаблони для типових документів, щоб не ловити повернення на реквізитах і оформленні;
• Однакова логіка назв справ і файлів, щоб копія знаходилась без пошуку по чатах;Регулярний контроль строків з нагадуванням до дедлайну, а не після зриву.

Типові помилки, через які документи повертають або губляться 

Нижчу розгялнемо часті помилки: 

1. Документ запускають у роботу без реєстрації, тому немає номера, дати і відповідального сліду.
2. У резолюції немає конкретного виконавця або строку, і задача розмивається.
3. Передають документ між людьми без фіксації, і зникає момент, коли він змінив руки.
4. Не ведуть статуси або ведуть їх кожен по своєму, і керівник не бачить реальної картини.
5. Повернення на доопрацювання не фіксують, і документ випадає з контролю.
6. Відправку вихідного не підтверджують, а копію не підшивають, тому потім нічим довести факт відповіді.
7. Закриття виконання роблять усно, без відмітки в реєстрі і без підшивки в справу. 

Самоперевірка перед подачею документа 

Що необхідно перевірити перед подачею документів: 

• Зрозуміло, де і ким документ буде зареєстрований, і що він потрапить у реєстр у день надходження;
• Тема і суть читаються одразу, без двозначних формулювань і зайвих відступів;
• Якщо документ запускає дію, визначені виконавець, строк і очікуваний результат;
• Погодження проходять у встановленій послідовності і це видно по документу;
• Додатки на місці, їх кількість збігається з текстом, вони позначені зрозуміло;
• Перевірені дати, номери, назви посад і підрозділів, щоб не ловити технічні повернення;
• Є правило, куди піде копія після закриття і де лежить оригінал у роботі.

Порядок у документах з Ukroblik: журнали та бланки 

Якщо потрібні готові рішення для обліку і контролю документів, Ukroblik допоможе підібрати журнали та бланки, які вже заточені під щоденну роботу: окремі поля під номер і дату, виконавця, строк, статус, відмітку виконання, а також місце для фіксації відправки і підшивки копій у справи. Це зменшує повернення через технічні помилки, економить час на веденні реєстрів і допомагає тримати порядок у документах стабільно, а не від перевірки до перевірки.