Облік МВС Наказ 480 МВС

12 червня 2023 року Міністерство внутрішніх справ України видало Наказ № 480, який було зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12 липня 2023 року за № 1186/40242. Документом затверджено Зміни до Порядку організації службової підготовки осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту.

Що регламентує Наказ 480 Міністерства внутрішніх справ

Наказ 480 МВС визначає правила проведення службової підготовки, навчань, перевірки знань та ведення облікової документації, необхідної для забезпечення належного рівня кваліфікації працівників. Оновлена версія правового акту враховує сучасні підходи до професійного навчання, зокрема використання електронних засобів контролю, цифрових журналів і автоматизованих систем оцінювання. Головна мета, створення єдиної структури підготовки кадрів для підрозділів цивільного захисту, поліції, рятувальних служб, що діють у системі МВС. 

Відповідно до документа, службова підготовка включає:

• теоретичні заняття;
• практичні тренування;
• спеціальні інструктажі;
• перевірку рівня знань і навичок.

Усі заходи повинні бути документально зафіксовані у журналах реєстрації інструктажів або електронних базах обліку. Це є підтвердженням того, що працівник ознайомлений із вимогами службової безпеки, порядком застосування електронних засобів контролю та дотриманням внутрішніх нормативів. 

Особливу увагу приділено реєстрації інструктажів та веденню відповідних журналів обліку — документів, які підтверджують проведення навчань і контроль за діями персоналу.

Додатки до Наказу 480 МВС України

Наказ містить низку офіційних додатків, які регламентують порядок ведення документації та форми звітності. Основними серед них є:

1. Додаток 1. Журнал реєстрації інструктажів з використання електронних засобів контролю, у ньому фіксуються всі проведені інструктажі, прізвища осіб, що їх пройшли, дати, підписи, а також тематика занять.
2. Додаток 2 — План-графік службової підготовки, він визначає розклад навчань, теми занять, відповідальних осіб і терміни їх проведення.
3. Додаток 3 — Відомість обліку перевірки знань, фіксує результати тестування або практичної перевірки після проходження службової підготовки.
4. Додаток 4 — Акт про проведення інструктажу, в ньому ведуться записи перед використанням нового обладнання або при зміні умов служби.
5. Додаток 5 — Протокол засідання комісії з перевірки знань, використовується для документального підтвердження проходження підсумкової перевірки.

Форма ведення журналів затверджена офіційно, а заповнення повинно здійснюватися відповідно до інструкцій, визначених наказом. Усі сторінки повинні бути пронумеровані й прошнуровані, записи ведуться розбірливо, без виправлень і звичайно заповнення здійснюється державною мовою. Після завершення внесення даних журнал передається до архіву підрозділу.

Журнал реєстрації інструктажів з використання електронних засобів контролю в органах (підрозділах) поліції

Одним із ключових інструментів виконання вимог відповідно Наказу 480 МВС є Журнал реєстрації інструктажів з використання електронних засобів контролю в органах (підрозділах) поліції. Цей журнал ведеться для фіксації фактів проведення інструктажів серед працівників поліції та осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту. Він містить дату та тему інструктажу, прізвище, ім’я, по батькові особи, яка проходить підготовку, посаду, підрозділ та підпис інструктора і особи, що пройшла інструктаж.

У кожному підрозділі МВС, поліції чи служби цивільного захисту обов’язковим є ведення журналів обліку та реєстрації інструктажів. Це не просто формальність, а дієвий інструмент контролю за дотриманням вимог службової дисципліни та техніки безпеки.

Наказ 480 чітко визначає, що службова підготовка повинна бути документально підтверджена. У разі перевірки або службового розслідування саме журнал є доказом проведення інструктажу та ознайомлення співробітників із відповідними нормативами.

Додаток 1 до Наказу 480 МВС України визначає структуру журналу та обов’язкові поля для заповнення. Ця форма є уніфікованою для всіх органів і підрозділів, що належать до сфери управління Міністерства внутрішніх справ.

Кожна сторінка журналу повинна бути пронумерована, прошнурована та скріплена печаткою підрозділу. Усі записи ведуться розбірливо, без виправлень і скорочень. При переході на електронні системи обліку допускається ведення журналу в електронній формі, але з обов’язковим резервним збереженням даних.

Практичне значення журналу

Журнал допомагає систематизувати навчальний процес, фіксуючи кожен проведений інструктаж, дату, тему заняття та підписи учасників. Це дозволяє уникнути непорозумінь під час перевірок і підтверджує відповідальність керівників підрозділів за організацію службової підготовки. Крім того, правильно оформлений журнал може стати доказом у службовому розслідуванні або під час перевірки дотримання вимог безпеки, оскільки містить офіційну інформацію про проведені заходи та ознайомлення працівників із нормативними документами.

Завдяки веденню такого журналу підрозділи МВС отримують можливість ефективно контролювати рівень підготовки персоналу, відстежувати динаміку навчань і забезпечувати прозорість у роботі з кадрами. Це робить журнал не просто формальним документом, а дієвим елементом системи внутрішнього контролю та підвищення службової ефективності.

Який формат журналу можна замовити і де?

У магазині ukroblik.com.ua ви можете замовити журнал у стандартному форматі, який повністю відповідає вимогам:

• Розмір: формату В5 (176×250 мм) — оптимальний для робочого використання у кабінетах, навчальних класах чи чергових частинах.
• Орієнтація: альбомна — така форма зручна для внесення записів у таблицю, особливо коли є кілька граф для даних (дата, тема, підпис, посада, ПІБ тощо).

Журнал реєстрації інструктажів можна замовити в кількох варіантах палітурки, залежно від потреб підрозділу та умов використання. Найзручнішим варіантом для короткотермінового ведення документації є м’яка палітурка — обкладинка на термоклей, яка підходить для невеликих відділів, де журнал використовується не надто часто. Для постійного діловодства та щоденного застосування оптимальним рішенням стане тверда палітурка з щільного картону, вона забезпечує тривалий термін служби журналу, акуратний зовнішній вигляд і стійкість до зношування. Якщо документ має зберігатися тривалий час і містить велику кількість записів, рекомендується журнал із прошивкою — нитковим. Такий тип палітурки гарантує цілісність сторінок, захищає журнал від підміни аркушів та відповідає вимогам до офіційної звітної документації в органах системи МВС.

Придбати накази МВС або облікову документацію можна у спеціалізованому магазині ukroblik.com.ua, який пропонує офіційно оформлені журнали для органів поліції, служби цивільного захисту та інших державних структур.