Облік Міністерства внутрішніх справ Наказ 480

12 червня 2023 року Міністерство внутрішніх справ України видало Наказ № 480, який було зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12 липня 2023 року за № 1186/40242. Документом затверджено Зміни до Порядку організації службової підготовки осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту. Наказ набирає чинності з дня офіційного опублікування; у картці документа зазначено подію про набрання чинності 10.08.2023.

Що регламентує Наказ 480 Міністерства внутрішніх справ

Наказ 480 МВС визначає правила проведення службової підготовки, навчань, перевірки знань та ведення облікової документації, необхідної для забезпечення належного рівня кваліфікації працівників. Оновлена версія правового акту враховує сучасні підходи до професійного навчання, зокрема використання електронних засобів контролю, цифрових журналів і автоматизованих систем оцінювання. Головна мета, створення єдиної структури підготовки кадрів для підрозділів цивільного захисту, поліції, рятувальних служб, що діють у системі МВС. 

Відповідно до документа, службова підготовка включає:

• Теоретичні заняття;
• Практичні тренування;
• Спеціальні інструктажі;
• Перевірку рівня знань і навичок.

Усі заходи повинні бути документально зафіксовані у журналах реєстрації інструктажів або електронних базах обліку. Це є підтвердженням того, що працівник ознайомлений із вимогами службової безпеки, порядком застосування електронних засобів контролю та дотриманням внутрішніх нормативів. 

Особливу увагу приділено реєстрації інструктажів та веденню відповідних журналів обліку — документів, які підтверджують проведення навчань і контроль за діями персоналу.

Додатки до Наказу 480 МВС України

Наказ містить низку офіційних додатків, які регламентують порядок ведення документації та форми звітності. Основними серед них є:

1. Додаток 1. - Журнал реєстрації інструктажів з використання електронних засобів контролю, у ньому фіксуються всі проведені інструктажі, прізвища осіб, що їх пройшли, дати, підписи, а також тематика занять.
2. Додаток 2 - План-графік службової підготовки, він визначає розклад навчань, теми занять, відповідальних осіб і терміни їх проведення.
3. Додаток 3 - Відомість обліку перевірки знань, фіксує результати тестування або практичної перевірки після проходження службової підготовки.
4. Додаток 4 - Акт про проведення інструктажу, в ньому ведуться записи перед використанням нового обладнання або при зміні умов служби.
5. Додаток 5 - Протокол засідання комісії з перевірки знань, використовується для документального підтвердження проходження підсумкової перевірки.

Форми таких документів і порядок їх ведення визначаються відповідними нормативними актами МВС. Під час заповнення документації записи мають вноситися послідовно та розбірливо, без виправлень. Журнали зазвичай нумерують і прошнуровують, а після завершення їх ведення передають до архіву підрозділу для зберігання в установленому порядку.

Коректно оформлена облікова документація забезпечує прозорість організації службової підготовки, спрощує внутрішній контроль і є підтвердженням фактичного проведення навчальних заходів та перевірки знань особового складу.

Журнал реєстрації інструктажів з використання електронних засобів контролю в органах (підрозділах) поліції

Журнал інструктажів з електронних засобів контролю застосовується в органах і підрозділах поліції для фіксації проведення інструктажів із працівниками, які залучаються до використання таких засобів. Він є елементом системи внутрішнього обліку та контролю і використовується відповідно до окремих нормативних актів Міністерства внутрішніх справ України, що регулюють порядок застосування електронних засобів контролю.

У кожному підрозділі МВС, поліції чи служби цивільного захисту обов’язковим є ведення журналів обліку та реєстрації інструктажів. Це не просто формальність, а дієвий інструмент контролю за дотриманням вимог службової дисципліни та техніки безпеки.

Наказ 480 чітко визначає, що службова підготовка повинна бути документально підтверджена. У разі перевірки або службового розслідування саме журнал є доказом проведення інструктажу та ознайомлення співробітників із відповідними нормативами.

Додаток 1 до Наказу 480 МВС України визначає структуру журналу та обов’язкові поля для заповнення. Ця форма є уніфікованою для всіх органів і підрозділів, що належать до сфери управління Міністерства внутрішніх справ.

Кожна сторінка журналу повинна бути пронумерована, прошнурована та скріплена печаткою підрозділу. Усі записи ведуться розбірливо, без виправлень і скорочень. При переході на електронні системи обліку допускається ведення журналу в електронній формі, але з обов’язковим резервним збереженням даних.

Відповідальність за порушення вимог Наказу МВС 480

Недотримання вимог Наказу МВС 480 може призвести до дисциплінарної відповідальності посадових осіб. Порушення порядку ведення обліку, відсутність необхідних записів або недостовірність інформації розглядаються як серйозні недоліки в організації службової діяльності.

Саме тому керівництво підрозділів приділяє особливу увагу контролю за станом облікової документації. Регулярні перевірки, інструктажі та навчання відповідальних осіб сприяють підвищенню якості ведення журналів і зменшенню ризиків порушень.

Практичне значення журналу

Журнал реєстрації інструктажів дозволяє впорядкувати навчальний процес у підрозділі, фіксуючи кожен проведений інструктаж, його дату, тему та підписи учасників. Це допомагає уникнути спірних ситуацій під час перевірок і підтверджує відповідальність керівників підрозділів за організацію службової підготовки відповідно до вимог, установлених накази МВС, а також внутрішніми нормативними документами.

Належно оформлений журнал має доказове значення під час службових розслідувань і контролю дотримання вимог безпеки, оскільки містить офіційну інформацію про проведені заходи та факт ознайомлення працівників із нормативними вимогами. Саме такі записи дозволяють підтвердити виконання положень, передбачених накази мвс, у частині організації інструктажів і службової підготовки персоналу.

Який формат журналу можна замовити і де?

У магазині ukroblik.com.ua ви можете замовити журнал у стандартному форматі, який повністю відповідає вимогам:

• Розмір: формату В5 (176×250 мм) — оптимальний для робочого використання у кабінетах, навчальних класах чи чергових частинах.
• Орієнтація: альбомна — така форма зручна для внесення записів у таблицю, особливо коли є кілька граф для даних (дата, тема, підпис, посада, ПІБ тощо).

Варіанти палітурки можна підібрати під умови використання:

1. М’яка палітурка (термоклей): практичний варіант для підрозділів, де журнал заповнюють не щодня або він потрібен на обмежений період.
2. Тверда палітурка: підходить для постійного діловодства та регулярного використання, краще витримує зношування і довше зберігає охайний вигляд.
3. Прошивка ниткою: доцільна, коли журнал має зберігатися тривалий час і міститиме багато записів; така палітурка підвищує цілісність документа та зменшує ризик втрати або підміни аркушів.

Придбати накази МВС або облікову документацію можна у спеціалізованому магазині ukroblik.com.ua, який пропонує офіційно оформлені журнали для органів поліції, служби цивільного захисту та інших державних структур.