Наказ 349 МЗЕЗторг України

Наказ 349 МЗЕЗторг України, виступає фундаментальним нормативним документом для організації обліку відгуків і пропозицій у державних установах та компаніях. Дотримання його вимог забезпечує прозорість, контроль і ефективність роботи.

Основні положення за завдання Наказу 349 МЗЕЗторг

В сучасних організаціях ефективне управління документами та облік звернень громадян є важливою складовою прозорості та якості надання послуг. Одним із ключових нормативних актів у цьому напрямку є Наказ 349 Міністерства зовнішніх економічних зв’язків і торгівлі України, він передбачає наступні завдання:

1. Забезпечити прозорості роботи організації, встановлюючи єдині правила ведення облікових документів, що дозволяє громадянам бачити, що їхні відгуки та пропозиції реєструються та опрацьовуються офіційно. Це підвищує довіру до органів влади та підприємств, робить процес взаємодії з громадськістю відкритим і зрозумілим.
2. Контролювати обробку звернень, які ведуть у Книзі відгуків і пропозицій та Журналу обліку Книг відгуків і пропозицій. Кожне звернення має бути опрацьоване у встановлені терміни, а інформація про його виконання – зафіксована у відповідних документах. Це дозволяє контролювати якість обробки звернень і запобігати втраті важливої інформації.
3. Систематизувати інформацію, що дозволяє швидко знаходити необхідні записи та аналізувати типові звернення та пропозиції;
4. Підвищити ефективності управління, всі процеси стають прозорими, а відповідальні особи – дисциплінованими у веденні документації.

Наказ 349 допомагає організаціям відповідати законодавчим вимогам України щодо обліку відгуків та пропозицій громадян. Це особливо важливо для державних установ та компаній, що прагнуть працювати легально та відповідально. Встановлюються єдині правила ведення облікових документів, що дозволяє громадянам бачити, що їхні відгуки та пропозиції реєструються та опрацьовуються офіційно. 

Дотримання вимог Наказу 349 гарантує, що кожне звернення буде зафіксовано, систематизовано і враховано при ухваленні управлінських рішень. Для цього використовуються спеціальні журнали та книги обліку, що відповідають встановленим формам.

Основні додатки до Наказу 349

Наказ 349 Міністерства зовнішніх економічних зв’язків і торгівлі України має два ключові додатки, які визначають структуру та порядок ведення облікових документів:

• Додаток 1. Книга відгуків і пропозицій, встановлює офіційну форму Книги відгуків і пропозицій, яка є основним інструментом взаємодії між установою та громадянами. У книзі кожен відвідувач має право залишити свій коментар, скаргу, відгук або пропозицію щодо роботи підприємства, якості послуг чи поведінки персоналу.
• Додаток 2. Журнал обліку Книг відгуків і пропозицій, містить вимоги для систематизації та контролю всіх книг, що ведуться в організації.

На перший погляд Додатки 1 і 2 можуть здаватися формальними паперами, але саме вони створюють єдину систему документального контролю. У комплексі ці документи забезпечують прозорість, відповідальність і порядок у сфері роботи з громадянами.

Книга відгуків і пропозицій

Книга відгуків і пропозицій виконує роль офіційного каналу зворотного зв’язку, що дає можливість не лише фіксувати зауваження, а й реально впливати на покращення роботи організації. 

Згідно з Наказом 349, Книга повинна містити:

• порядковий номер запису;
• дату внесення звернення;
• короткий зміст відгуку або пропозиції;
• прізвище та посаду особи, яка прийняла звернення;
• відмітку про вжиті заходи або результати розгляду.

Книга зберігається в доступному для громадян місці (наприклад, у приймальні чи на ресепшені), а записи робляться розбірливо, без виправлень. Відповідальна особа зобов’язана щоденно перевіряти нові записи та передавати їх керівництву для опрацювання.

Журнал обліку Книг відгуків і пропозицій

Журнал обліку Книг відгуків і пропозицій гарантує, що кожна книга буде зареєстрована, правильно зберігатиметься і не буде втрачена.  В документації зазначаються порядковий номер книги, дата її реєстрації, підрозділ або місце зберігання, прізвище відповідальної особи, дата закінчення використання книги чи передавання її на архівне зберігання.

Цей документ допомагає вести контроль за всіма обліковими формами, уникати плутанини, дублювання або втрати книг. Наприклад, якщо у великій організації є кілька точок обслуговування клієнтів, кожна має власну Книгу відгуків, а дані про них зводяться в один Журнал обліку, який веде секретар або відповідальний за документообіг працівник.

Хто відповідальний за заповнення документації за Наказом 349

Відповідно до вимог Наказу 349 Міністерства зовнішніх економічних зв’язків і торгівлі України, ведення та заповнення облікової документації покладається на відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи або підприємства. Це гарантує дисципліну, точність і своєчасність внесення даних у всі форми.

За ведення Книги відгуків і пропозицій відповідає працівник, якому доручено приймати звернення від громадян, наприклад адміністратор або секретар установи, черговий працівник служби прийому громадян або менеджер з обслуговування клієнтів чи представник приймальні.

Ведення Журналу обліку Книг відгуків і пропозицій доручається працівнику, який відповідає за організацію та контроль діловодства в установі — найчастіше це секретар, інспектор з контролю або спеціаліст із документаційного забезпечення.

Щоб спростити роботу уповноважених працівників, варто користуватись готовими друкованими формами, які відповідають Додаткам 1 і 2 Наказу 349.

Де купити облікові журнали та книги відгуків

Для того, щоб вести Книгу відгуків і пропозицій та Журнал обліку Книг відгуків і пропозицій згідно Наказу 349, не обов’язково витрачати час на самостійне виготовлення.

Онлайн-магазин ukroblik.com.ua пропонує широкий вибір облікових журналів та книг, які повністю відповідають вимогам Наказу 349 та його додатків. Переваги покупки у магазині:

1. Готові до використання форми, бланки, журнали та книги.
2. Висока якість друку, щильний папір, якісна палітурка.доставка по всій Україні;
3. Доступні ціни та знижки стартують вже від 5 примірників.

Доступність документації дозволяє організаціям швидко організувати облік звернень громадян і вести облік правильно та зручно.