Охорона праці Наказ 15/21/2713/К03

У сучасних умовах ведення підприємницької діяльності особливе значення має організація безпеки та контролю на робочих місцях. Одним із основних документів, що регламентує порядок обліку та контролю, є Наказ 15/21/2713/К03. Він визначає вимоги до ведення облікових журналів, які забезпечують прозорість діяльності підприємства та контроль за відвідуваністю та дотриманням правил охорони праці. 

Наказ 15/21/2713/К03 та важливість ведення облікової документації 

Організація безпеки на підприємстві - це не формальність, а системний процес, що потребує чіткої фіксації даних, подій та відповідальних осіб. Нормативним документом, який визначає стандарти такого обліку, є Наказ 15/21/2713/К03. Цей наказ застосовується на підприємствах, установах та об’єктах, де необхідно забезпечити контроль доступу на територію та дотримання норм безпеки працівниками й відвідувачами. 
Основним завданням наказу є створення єдиної системи документування процесів, пов’язаних із: 

1. Доступом сторонніх осіб на об’єкт;
2. Проведенням інструктажів з техніки безпеки;
3. Обліком подій у сфері охорони праці;
4. Фіксацією перевірок та порушень;
5. Можливістю підтвердження даних під час державних інспекцій. 

Ведення друкованих журналів - це оптимальне рішення для дотримання цих вимог. Саме паперові форми забезпечують цілісність, юридичну вагу та зручний доступ до історії записів. 

Журнал обліку відвідувачів відповідно до Наказу 15/21/2713/К03 

Журнал обліку відвідувачів - це офіційний обліковий документ, що використовується для фіксації всіх осіб, які тимчасово перебувають на території підприємства, включно з виробничими об’єктами, енергетичними комплексами, лабораторіями, складськими зонами та адміністративними приміщеннями. Журнал дозволяє створити чітку та юридично підтверджену історію доступу сторонніх осіб, що є важливою складовою системи безпеки та внутрішнього контролю. 
Його ведення забезпечує: 

• Контроль доступу - розуміння, хто і коли перебував на об’єкті, через фіксацію точного часу входу/виходу, мети візиту та даних про відвідувача.
• Безпеку персоналу та майна - можливість оперативної ідентифікації сторонніх осіб у разі інцидентів, несанкціонованого доступу або загрози для співробітників чи матеріальних цінностей.
• Аналітику відвідувань - формування статистики візитів за періодами для аналізу навантаження, контролю підрядників, постачальників, партнерів та відвідувачів з регулярним доступом.
• Юридичний доказ - підтвердження фактів присутності під час державних перевірок, аудиту охорони праці, службових розслідувань, судових процесів або страхових випадків. 

Наказ 15/21/2713/К03 не лише рекомендує, а зобов’язує підприємства вести облік відвідувачів у систематизованій формі. Наявність правильно оформленого та заповненого журналу є доказом того, що підприємство дотримується встановлених процедур пропускного режиму, контролює доступ на свою територію та забезпечує безпеку відповідно до нормативних вимог. 

Чому цей журнал є критично важливим для підприємств в Україні 

В умовах воєнного стану, посилених вимог до безпеки, частих державних інспекцій та підвищеної відповідальності бізнесу перед працівниками й контролюючими органами, Журнал обліку відвідувачів стає не просто формою обліку, а інструментом управління ризиками. Він допомагає уникнути: 

• Штрафів за відсутність облікової документації;
• Претензій під час перевірок Держпраці, ДСНС, енергетичних та режимних інспекцій;
• Плутанини щодо перебування сторонніх осіб на об’єкті;
• Втрати даних, характерної для електронних таблиць без єдиного затвердженого стандарту;
• Складнощів у доведенні фактів у разі розслідувань. 

Основні вимоги до Журналу обліку відвідувачів 

Для того щоб Журнал обліку відвідувачів виконував свою функцію, мав юридичну силу та повністю відповідав вимогам внутрішнього контролю й державних перевірок, він має вестися за чіткими правилами та містити обов’язкові реквізити. Правильне оформлення журналу дозволяє забезпечити прозорий облік доступу сторонніх осіб, уникнути штрафів та мінімізувати ризики безпеки. 
Перелік ключових вимог включає: 

1. Обов’язкові поля: прізвище та ім’я відвідувача, посада або організація, мета візиту, дата, точний час приходу та виходу, підпис відповідальної особи або співробітника охорони, а також поле для приміток у разі потреби.
2. Регулярне ведення: записи вносяться безпосередньо в момент входу та виходу відвідувача, без затримок і внесення даних постфактум.
3. Збереження журналу: документи зберігаються відповідно до внутрішніх політик підприємства, вимог архівації та чинного законодавства України, що регламентує порядок обліку службової документації. 

Коли Журнал обліку відвідувачів є обов’язковим 

Журнал необхідний у всіх робочих ситуаціях, де підприємство має забезпечувати контроль і документальне підтвердження перебування сторонніх осіб на території об’єкта. Особливо важливою його наявність є для компаній, що працюють в умовах пропускного або режимного доступу, співпрацюють із підрядними організаціями, приймають партнерів чи постачальників на виробничих, складських або адміністративних майданчиках, а також мають приміщення чи зони з обмеженим доступом, такі як лабораторії, серверні або виробничі цехи. 
Журнал стає ключовим джерелом достовірних даних під час перевірок державних інспекцій - зокрема Держпраці, ДСНС або відомчих служб контролю, а також у випадках службових розслідувань, страхових подій, інцидентів чи ситуацій, що потребують встановлення факту присутності конкретної особи на об’єкті в певний час. 

Змовити Журнал охорона праці  на UkrOblik 

UkrOblik пропонує готові друковані форми Журналу обліку відвідувачів, створені відповідно до усталених стандартів облікової документації для підприємств України.  
Ці журнали містять повний і коректно структурований набір полів, необхідних для фіксації даних про відвідувачів, адаптовані під щоденне заповнення службами охорони та відповідальними особами, а також виготовлені з якісних і зносостійких матеріалів, що забезпечують їх довговічність та надійність під час тривалого зберігання. Документація розроблена з урахуванням актуальних вимог Наказу 15/21/2713/К03, що робить журнали придатними для використання під час державних перевірок, службового аудиту та внутрішнього контролю без ризику отримання зауважень.