Охрана труда – это комплекс действий, направленных на сохранение жизни, здоровья и трудоспособности сотрудников в процессе выполнения служебных обязанностей.
Приказ 1514 и система учета охраны труда на предприятии
В Украине одним из документов, регламентирующих порядок проведения и фиксации инструктажей, является Приказ 1514. Он формирует основу для организации обучения работников правилам безопасности, устанавливает требования к ведению журналов, определяет ответственных лиц и стандарты документирования, имеющих юридическую силу во время государственного контроля.
Журналы по охране труда – это не просто формы для записей, а официальные документы делопроизводства, подтверждающие факт проведения инструктажей, проверок, допуска работников к работам и контроль состояния безопасности на рабочем месте. Их ведение должно быть непрерывным, структурированным и соответствовать утвержденным стандартам, ведь именно журналы становятся первоисточником данных при проверках Гоструда, внутреннего аудита, служебных расследований или в случае возникновения несчастных случаев.
Ключевые журналы, предназначенные для ведения
- Журнал регистрации вводного инструктажа по вопросам охраны труда для работников - Приказ 1514, Приложение 3. Журнал регистрации вводного инструктажа по вопросам охраны труда для работников — это обязательный документ, в котором удостоверяется прохождение базового инструктажа каждым вновь принятым сотрудником до начала исполнения должностных обязанностей. Его ведение осуществляет специалист по охране труда или другое уполномоченное должностное лицо, ответственное за безопасность на предприятии. В журнале указываются персональные данные работника, дата проведения инструктажа, ключевая информация о содержании обучения, а также подписи ответственного инструктора и работника, подтверждающие официальный факт ознакомления с нормами и правилами безопасности труда.
- Журнал регистрации инструктажей по вопросам охраны труда на рабочем месте - Приказ 1514, Приложение 4. Журнал регистрации инструктажей по вопросам охраны труда на рабочем месте – это обязательный служебный документ для фиксации проведенных инструктажей непосредственно в рабочих подразделениях. Его ведение возлагается на руководителя отдела или уполномоченного специалиста, имеющего право проводить инструктажи и удостоверять записи своей подписью.
- Журнал регистрации первичного, внепланового, целевого инструктажей по безопасности жизнедеятельности соискателей образования - Приказ 1514, Приложение 6. Журнал регистрации первичного, внепланового, целевого инструктажей по безопасности жизнедеятельности соискателей образования – это официальный документ, обязательный для учебных заведений, обеспечивающий фиксацию инструктажей по безопасности для учащихся и студентов в ситуациях, связанных с потенциальными рисками образовательного процесса. Ведение журнала осуществляет уполномоченный работник учреждения, имеющее официальное право проводить такие инструктажи и удостоверять их подписью. Документ используется для учета первичных инструктажей перед практическими или лабораторными занятиями, внеплановых – в случае изменений в учебной среде, а также целевых – перед практикой.
- Журнал регистрации вступительного инструктажа по безопасности жизнедеятельности для соискателей образования в журнале учета учебных занятий - Приказ 1514, Приложение 5. Журнал регистрации вступительного инструктажа по безопасности жизнедеятельности интегрируется в систему академического учета и используется для фиксации прохождения вступительного инструктажа студентами и учащимися. Он ведется ответственным лицом учебного заведения и свидетельствует о ознакомлении соискателей образования с правилами безопасности в начале учебного года или перед первым занятием в новой среде. В журнале указываются дата инструктажа, ФИО соискателя образования, тема занятия и подписи ответственного лица и студента или учащегося. Документ подтверждает прохождение вступительного этапа обучения безопасности, обеспечивает юридическую значимость инструктажа и упорядоченный учет в составе академического журнала, отвечая требованиям проверок в сфере образования.
Правила ведения журналов в соответствии с Приказом 1514
Чтобы журнал регистрации инструктажей по охране труда был юридически корректным, предприятие должно внедрить единый стандарт ведения. Записи должны вноситься хронологически, без пропусков строк, с указанием даты, темы инструктажа, ФИО инструктора и работника, подписями сторон и примечаниями по необходимости. Исправления допускаются только по процедуре удостоверения с отметкой «исправленному верить» и подписью ответственного лица. Журналы рекомендуется прошивать и нумеровать, а на первой странице указывать данные о предприятии и ответственном за учет.
Ведение журналов должно быть:
- Оперативным – записи вносятся сразу после инструктажа или проверки;
- Точным – информация не может быть приблизительной или внесенной постфактум;
- Последовательным – каждая запись имеет логическое место в хронологии;
- Удостоверенным - подпись ответственного лица обязательна.
Типичные ошибки предприятий при ведении журналов
Наиболее распространенные нарушения, приводящие к замечаниям во время проверок:
- Отсутствие подписей работника или инструктора;
- Заполнение журнала не в момент происшествия, а задним числом;
- Пропуска строк между записями;
- Отсутствие примечаний при исправлениях;
- Ведение учета в электронных таблицах без печатной формы во время режимного контроля;
- Использование журналов без утвержденной структуры полей.
Почему печатный журнал – самый надежный формат
Бумажные журналы являются стандартом в делопроизводстве, поскольку они не зависят от технических факторов, электроэнергии или доступа к ПК, записи в них невозможно незаметно удалить или отредактировать, они имеют юридический вес как источник информации, обеспечивают долговечность архивного хранения и позволяют быстро вносить данные вручную в любых условиях.
Формами журналов, отвечающих действующим требованиям законодательства и упрощающих ведение учета. Их преимущества включают:
- Правильная структура полей для удобного и точного заполнения;
- Изготовление из долговечных материалов для продолжительного использования;
- Оптимальный формат для ежедневного ручного заполнения;
возможность использования на объектах с пропускным режимом; - Соответствие требованиям государственных проверок и внутреннего аудита.
Такие журналы помогают предприятиям поддерживать порядок учета, обеспечивают юридическую значимость записей и повышают эффективность контроля над охраной труда и безопасностью на рабочих местах.
