Організація діловодства і правильне архівне зберігання документів є обов’язковою складовою роботи будь-якої установи. 18 червня 2015 року Міністерство юстиції України видало наказ № 1000/5, яким було затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Документ став основним орієнтиром для державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств та організацій у питаннях ведення документації.
Наказ 1000/5 став основою для уніфікації процесів роботи з документами в Україні. Прийняття наказу мало на меті уніфікувати вимоги до документаційних процесів, йдеться не лише про створення та використання документів у поточній роботі, а й про їх правильне зберігання, облік і передачу до архівних підрозділів. Документ поширюється на всі організації незалежно від форми власності та визначає порядок створення, оформлення, використання й передачі документів до архівних підрозділів. До основних положень, відноситься:
- Встановлює єдині правила оформлення управлінських документів (наказів, протоколів, актів, службових листів тощо).
- Регламентує систему обліку та контролю виконання документів.
- Зобов’язує вести спеціальні журнали та книги для фіксації управлінських дій.
- Визначає правила архівного зберігання, включаючи вимоги до температурно-вологісного режиму.
- Надає чіткі інструкції щодо передачі документів на довготривале зберігання.
Таким чином, наказ став базовим нормативним актом, який упорядкував документообіг та підвищив рівень відповідальності установ за збереження важливої інформації.
Обов’язкові журнали відповідно до наказу 1000/5
Правильна організація діловодства неможлива без ведення спеціальних журналів обліку. Саме вони забезпечують системність, прозорість та контроль за управлінськими процесами. Наказ Міністерства юстиції України 1000/5 чітко визначає, які журнали повинні бути в кожній установі, що працює з офіційними документами.
Один із ключових елементів діловодства — Журнал реєстрації наказів. Він призначений для систематичного обліку управлінських рішень у сфері кадрових питань, адміністративної діяльності чи організаційних розпоряджень. Не менш важливим є Журнал реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів. Його ведення регламентоване наказом і спрямоване на захист документів від негативного впливу середовища.
Журнал реєстрації наказів
Журнал реєстрації наказів, один із базових документів у системі діловодства, який гарантує упорядкованість та юридичну значимість управлінських рішень. У журналі обов’язково зазначається дата видання наказу, його номер, короткий зміст і підпис відповідальної особи. Ці дані дозволяють уникнути двозначностей та підтверджують, що наказ був офіційно введений у дію. Важливо, щоб записи велися своєчасно, без пропусків і виправлень, адже журнал є офіційним документом, який зберігається відповідно до архівних вимог. Головне завдання використування журналу:
- Систематизація наказів — кадрових, адміністративних, організаційних.
- Фіксація дати, номера та змісту наказу.
- Контроль виконання управлінських рішень.
- Офіційних підтверджень видання документа.
Завдяки цьому забезпечується прозорість у роботі установи та можливість швидкого пошуку потрібного наказу. Для кадрової роботи цей журнал особливо важливий, адже фіксує всі накази щодо прийому, переведення та звільнення працівників.
Ведення журналу реєстрації наказів допомагає уникати плутанини в документах. Коли усі накази мають чітку нумерацію та зазначену дату, структура управління працює значно злагодженіше.
У разі перевірок або аудиту цей документ стає доказом правильності ведення діловодства, а для самої установи — гарантією впорядкованої роботи. Відсутність журналу або неналежне його ведення може розцінюватися як порушення правил документообігу та мати юридичні наслідки.
Журнал реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів
Цей журнал є обов’язковим інструментом контролю у роботі архівів, державних установ, підприємств та організацій, які зберігають документи тривалого терміну дії. Його ведення передбачене наказом Міністерства юстиції України 1000/5 від 18.06.15, оскільки правильні умови зберігання — запорука збереження цінних архівних матеріалів.
Фіксація температури та вологості у приміщеннях архівів ,ці показники визначають, наскільки безпечно зберігаються документи та чи не піддаються вони ризику пошкодження.
Журнал допомагає:
- Вести щоденний контроль мікроклімату архівосховищ.
- Попереджати появу цвілі, грибка, пересихання або розшаровування паперу.
- Забезпечувати виконання нормативних вимог щодо архівного зберігання.
У Журналі реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму передбачаються графи для записів дата та час спостереження, фактична температура у приміщенні, відсоток відносної вологості, прізвище та підпис відповідальної особи та за потреби — примітки щодо відхилень від норми. Таке ведення дозволяє систематизувати спостереження та мати офіційне підтвердження дотримання правил зберігання.
Придбати Журнал реєстрації спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів можна в інтернет-магазині ukroblik.com.ua. Тут представлено спеціалізовану продукцію, яка відповідає вимогам чинного законодавства та готова до використання в установах будь-якого рівня.
Купити облікові журнали та книги для нотаріусів на Ukroblik.com.ua
Нотаріальна діяльність в Україні суворо регламентована законодавством. Кожен нотаріус зобов’язаний не лише правильно оформлювати документи, а й забезпечувати їх належний облік.
Правильно підібрані журнали та книги дають змогу систематизувати роботу, фіксувати всі нотаріальні дії та підтверджувати їх у разі перевірки. Це не просто допоміжний інструмент, а обов’язкова складова діловодства, без якої неможливе повноцінне функціонування нотаріальної контори. Ведення таких видань дозволяє уникати плутанини, швидко знаходити потрібну інформацію та забезпечувати порядок у роботі.
Інтернет-магазин Ukroblik.com.ua пропонує широкий вибір облікових журналів та книг, розроблених спеціально для нотаріусів. Тут можна придбати видання, що відповідають чинним нормативам, зручно структуровані та готові до використання у щоденній практиці. Асортимент охоплює основні види нотаріальної документації, які обов’язково мають бути в роботі кожного нотаріуса.
