Охорона праці Наказ 15/01/11751

У сучасному діловому середовищі питання захисту персональних даних стають не менш важливими, ніж забезпечення техніки безпеки чи охорони праці на підприємстві. Законодавство України вимагає від організацій не лише гарантувати захист особистої інформації співробітників і клієнтів, але й документально фіксувати обов’язки працівників щодо нерозголошення такої інформації. 

Наказ 15/01/11751: що потрібно знати про облік персональних даних та охорону праці 

Наказ 15/01/11751, встановлює порядок ведення облікової документації з персональних даних, а також наголошує на необхідності системного ведення Журналу реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних. 
Журнал такого типу є ключовим елементом внутрішньої політики захисту персональних даних, оскільки саме в ньому фіксуються факти надання працівникам зобов’язань щодо нерозголошення інформації, до якої вони мають доступ у межах своїх посадових обов’язків. Така фіксація не лише підвищує рівень інформаційної безпеки організації, але й є вагомим доказом належного виконання вимог при державних перевірках, аудитах або у разі виникнення спорів про неправомірне розголошення інформації. 
Окрім цього, Наказ 15/01/11751 взаємопов’язаний із загальними вимогами щодо документування процесів безпеки на підприємстві, що включає облік та контроль у сфері охорони праці. Журнали з охорони праці дозволяють систематично відстежувати факти проведення інструктажів, перевірок обладнання, аварійних ситуацій та інших подій, пов’язаних із безпекою персоналу. Поєднання цих двох напрямів, захисту персональних даних і безпеки праці, робить підприємство більш захищеним і відповідальним перед працівниками, клієнтами та контролюючими органами. 

Що таке Журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних 

Журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних - це важливий службовий документ, що забезпечує фіксацію всіх випадків підписання працівниками зобов’язань про нерозголошення персональної інформації, а також реєструє зміну або припинення доступу до таких даних. Його ведення є обов’язковою складовою системи інформаційної безпеки на підприємствах, установах та в організаціях, що працюють із конфіденційними даними співробітників або клієнтів. 
Такий журнал забезпечує: 

1. Офіційний облік підписаних зобов’язань щодо нерозголошення персональних даних на підприємстві.
2. Фіксацію доступу працівника до конкретних категорій персональних даних, відповідно до його посади та підрозділу.
3. Документування моменту припинення або обмеження доступу, у разі звільнення, переведення чи зміни посадових обов’язків.
4. Юридичну доказову базу для підтвердження факту ознайомлення працівника з політикою конфіденційності та відповідальністю.
5. Контроль змін у доступі до даних у межах організації, що є критично важливим під час аудитів та перевірок.
6. Захист підприємства від претензій і штрафів, пов’язаних із відсутністю документального підтвердження політик обробки персональних даних.
7. Прозорість внутрішніх процесів доступу до конфіденційної інформації. 

Як вести Журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних 

Щоб журнал був коректним та юридично значущим, важливо дотримуватися визначених правил ведення, оформлення та збереження документа. Передусім записи мають вноситися оперативно, розбірливо та точно, одразу після підписання працівником зобов’язання про нерозголошення персональних даних. 
Основні правила ведення журналу: 

1. Записи вносяться одразу після підписання документа, без затримок та пропусків у хронології.
2. Кожен рядок заповнюється послідовно, без залишення порожніх полів або вільних рядків між записами.
3. Обов’язково зазначаються дати: коли надано зобов’язання та коли доступ було змінено або припинено.
4. Фіксується перелік категорій персональних даних, до яких працівник отримав доступ згідно зі своєю посадою.
5. Вносяться підстави та причини припинення доступу (звільнення, переведення, завершення повноважень, зміна функціональних обов’язків тощо).
6. Усі записи засвідчуються підписом відповідальної особи, що підтверджує правдивість внесених даних. 

Журнали з охорони праці: ключовий елемент безпеки на підприємстві 

Журнали з охорони праці є обов’язковими для будь-якої організації, яка дбає про безпеку персоналу. Вони дозволяють реєструвати проведення вступних, повторних та позапланових інструктажів, відстежувати перевірку стану техніки та обладнання, фіксувати аварійні ситуації, нещасні випадки та заходи реагування, а також контролювати виконання правил охорони праці та запобігання ризикам на робочому місці. Ведення таких журналів допомагає організаціям не лише дотримуватися законодавства, але й формувати культуру безпеки, підвищувати відповідальність співробітників та запобігати потенційним штрафам або претензіям. 

Практичні поради щодо обліку персональних даних і охорони праці 

Що потрібно для обліку персональних даних і охорони праці:  

• Системність. Всі записи повинні вноситися регулярно та в хронологічному порядку.
• Прозорість. Документація має бути зрозумілою для внутрішнього контролю та аудитів.
• Оновлення. Вчасно фіксуйте зміну доступу до даних або зміни в процесах охорони праці.
• Збереження. Журнали повинні зберігатися у безпечному місці, захищеному від стороннього доступу, в умовах, що запобігають пошкодженню документа.
• Використання якісних форм. Готові друковані журнали, як ті, що пропонує UkrOblik, забезпечують правильну структуру полів, довговічність та зручність для щоденного використання. 

Переваги друкованих журналів 

Друковані журнали від UkrOblik відповідають Наказу 15/01/11751 та чинним вимогам законодавства. Вони мають продуману структуру полів, що робить внесення записів точним, швидким і зручним для ручного заповнення. Журнали виготовлені з міцних, довговічних матеріалів, які витримують щоденне використання на об’єктах, виробництвах і в установах. 

UkrOblik забезпечує:

• Оформлення журналів відповідно до актуальних нормативних вимог; 
• Зручні поля для щоденного ручного внесення записів без плутанини в шаблонах; 
• Якісний друк і надійну прошивку сторінок для тривалого зберігання;
• Сстійкі обкладинки та папір, придатні для частого використання;
• Підтримку підприємств у створенні впорядкованої та юридично значущої облікової документації. 

Де придбати журнали з охорони праці 

Наказ 15/01/11751 регламентує важливі аспекти ведення облікової документації щодо персональних даних та охорони праці. 
UkrOblik пропонує готові друковані форми, які відповідають чинному законодавству, спрощують ведення обліку та підвищують контроль, захист персональних даних і безпеку праці.