Журнали обліку згідно Наказу 124 МОУ: Що потрібно знати та де замовити

У Збройних Силах України порядок діловодства чітко регламентується Наказом №124 Міністерства оборони України — «Про затвердження Інструкції з діловодства у ЗСУ». Одним із головних вимог цього документу є ведення спеціальних облікових журналів, що фіксують весь документообіг і зберігають правову безпеку діяльності військових частин.

Наказ 124 МОУ: Діловодство у Збройних Силах України

Система документообігу у Збройних Силах України (ЗСУ) базується на чітких нормативних актах, які регламентують порядок створення, обліку, реєстрації, зберігання та знищення документів. Одним з головних нормативів є Наказ Міністерства оборони України №124 від 07.03.2017 року — «Про затвердження Інструкція з діловодства у ЗСУ (Збройних Силах України)».

Наказ №124 МОУ визначає повну структуру діловодства у ЗСУ:

• класифікацію документів;
• порядок підготовки службових паперів;
• вимоги до ведення обліку вхідної/вихідної кореспонденції;
• зберігання, реєстрацію та архівацію документів;
• правила роботи з документами, що містять обмеження доступу (таємні, службові тощо).

Одним із ключових елементів інструкції є обов’язкове ведення спеціальних журналів обліку, які мають бути прошиті, пронумеровані та засвідчені підписом і печаткою командира (начальника).

Відповідно до Наказу 124, кожен журнал має бути прошитим і пронумерованим, мати титульну сторінку з повною назвою, містити реквізити: номер, дата початку/завершення ведення, бути завіреним підписом відповідальної особи та печаткою.
Форма журналу обліку також повинна відповідати типовому зразку згідно з додатками до Інструкції. Використання довільних форматів — недопустиме.

Журнали обліку згідно Наказу 124 МОУ

У військових частинах, установах і командуваннях щодня створюється і проходить велика кількість документації. Щоб уникнути плутанини, зникнення або підробки паперів, Наказ 124 чітко передбачає обов’язок реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів, а також облік матеріалів суворої звітності. Для цього і використовуються спеціальні журнали обліку, які повинні бути прошнуровані, пронумеровані та затверджені підписом керівника підрозділу. Основні журнали, які використовують:

1. Журнал обліку бланків суворої звітності.
2. Книга обліку робочих зошитів.
3. Журнал обліку печаток і штампів.
4. Журнал обліку перехідних службових документів.

Правильне ведення таких журналів є обов’язковим не лише для штабів, а й для навчальних центрів, адміністративних служб, складів, військових частин, підрозділів бойової підготовки. Вони підтверджують факт отримання, передачі, зберігання чи знищення документації або матеріалів.

Журнал обліку бланків суворої звітності: ведення згідно Наказу 124

Журнал обліку бланків суворої звітності має чітко визначену форму та структуру. У ньому фіксуються дані про надходження, видачу, облік, а також залишки бланків. Відсутність такого журналу або його неправильне оформлення може стати підставою для адміністративної або дисциплінарної відповідальності.

На практиці цей облік застосовується в організаціях, що працюють з особливо важливими паперовими носіями: перепустками, ордерами, посвідченнями, актами тощо. Особливо актуальним цей процес є для військових частин, навчальних центрів, секретаріатів, бухгалтерій. У таких випадках важливо, щоб журнал був належним чином підготовлений: із прошитими аркушами, пронумерованими сторінками, надійною обкладинкою та полями для внесення всіх потрібних даних.

Оформити такий журнал відповідно до чинних стандартів можна в інтернет-магазині ukroblik.com.ua. Цей ресурс спеціалізується на виготовленні друкованої продукції для обліку, включаючи документи згідно нормативно-правових актів Міністерства оборони України. На сайті доступні готові рішення, які повністю відповідають вимогам Наказу 124. Покупець отримує якісний виріб, адаптований до щоденного використання в суворих умовах — у тому числі в органах державної влади чи підрозділах ЗСУ.

Перевагою ukroblik.com.ua є не лише відповідність продукції затвердженим зразкам, а й можливість індивідуального замовлення. Якщо установа має свої специфічні вимоги до обліку або необхідно надрукувати журнал з нестандартними полями, магазин забезпечує виготовлення під замовлення в короткі строки.

Книга обліку робочих зошитів

Книга з обліку зошитів може здатися не надто важливою, але насправді вона виконує декілька критичних функцій. По-перше, це офіційний інструмент контролю за витратними матеріалами, які мають цільове призначення. По-друге, вона сприяє ефективному управлінню ресурсами, особливо в умовах обмеженого фінансування або жорсткої звітності. По-третє, облік зошитів дозволяє контролювати дисципліну ведення записів, що є ключовим у навчальних закладах ЗСУ, військових частинах, штабах, установах та службах.

Книга обліку робочих зошитів має бути виготовлена відповідно до встановлених стандартів: чітка структура, пронумеровані сторінки, прошиті аркуші, місце для підписів про видачу, повернення, використання. Наявність такої книги — це не формальність, а обов’язкова вимога згідно з Інструкцією з діловодства у ЗСУ.

Хто зобов’язаний вести журнали згідно наказу 124

Ведення журналів згідно з Наказом №124 Міністерства оборони України покладається на посадових осіб, які відповідальні за організацію діловодства в підрозділах, частинах, установах і органах військового управління. Це можуть бути як військовослужбовці, так і цивільні працівники, які займаються документаційним забезпеченням. Вимога щодо заповнення, зберігання та контролю за правильністю ведення облікових журналів поширюється на всі рівні управління у Збройних Силах України, включаючи структурні підрозділи, штаби, командування, канцелярії та інші відповідальні служби. Обов’язок ведення журналів визначається внутрішніми розпорядчими документами, посадовими інструкціями та безпосередньо регламентується вказаним наказом. Недотримання встановленого порядку ведення документації може розглядатися як порушення дисципліни та службових обов’язків.

Враховуючи чіткі вимоги щодо форми і структури облікових журналів, важливо замовляти їх у надійного постачальника. Інтернет-магазин ukroblik.com.ua спеціалізується на виготовленні та постачанні облікових журналів, які повністю відповідають вимогам Наказу 124 МОУ. Тут ви знайдете все необхідне для правильного ведення службової документації: журнали реєстрації, книги обліку зошитів, обліку печаток і штампів, бланків суворої звітності, документів з грифом «Для службового користування» та інші.