Наказ 402 Положення про військово-лікарську експертизу

Військово-лікарська комісія (ВЛК) оформлює не лише медичний висновок, а й комплекс документів, що супроводжують прийняття та реалізацію рішення. Для військовослужбовця важливо розуміти, які матеріали готуються та в якому порядку вони подаються. Для медичної служби й кадрових підрозділів - забезпечити належне оформлення рішення, щоб уникнути повернення документів на доопрацювання.

Найпоширеніші проблеми мають типові причини: розбіжності в персональних даних (ПІБ) або датах, відсутність обов’язкових підписів, застосування неактуальної чи невідповідної форми, недостатня читабельність записів. Наслідком, як правило, є збільшення строків розгляду, необхідність додаткових уточнень, а також ускладнення під час перевірок, коли кожен реквізит потребує пояснення та підтвердження.

У частині організації діловодства та уніфікації форм орієнтиром використовується наказ 402 МОУ: він встановлює загальні підходи до документального супроводу роботи ВЛК, стандартизує форми.

Що регулює наказ 402

Документ застосовують як основу для організації медичного огляду та оформлення рішень ВЛК. У робочому сенсі він описує, як фіксуються висновки, які форми використовуються, і як вибудовується документообіг між комісією, медслужбою та кадровими.

Що, як правило, визначає наказ:

1. Загальні підходи до проведення медичного огляду та роботи комісії.
2. Порядок оформлення рішень/постанов і їх відображення в документах.
3. Вимоги до ведення облікових документів і послідовності записів.
4. Набір типових форм (довідки, свідоцтва, картки) для різних ситуацій.
5. Логіку передачі документів між медслужбою, ВЛК та кадровими органами.

Книга протоколів засідань ВЛК: що це і як ведеться

Рішення комісії має бути відтворюваним: щоб у разі уточнення, службової перевірки або запиту можна було швидко підтвердити, коли та ким воно приймалося та які документи видані за результатом. Саме для цього ведеться книга протоколів засідань ВЛК - як послідовний журнал фіксації постанов.

Зазвичай у книгу протоколів вносять або перевіряють такі речі:

• Дату засідання та послідовність записів;
• Склад комісії (присутність, головування);
• Ідентифікацію особи, щодо якої ухвалюють рішення;
• Підставу розгляду (направлення, матеріали медогляду);
• Коротке формулювання висновку/постанови;
• Позначки про оформлені форми, видані за результатом;
• Підписи відповідальних осіб і читабельність;
• Примітки про уточнення або повторний розгляд (за потреби).

Типові помилки: ведення записів із порушенням послідовності; змішування різних шаблонів формулювань; розбіжність реквізитів між протоколом і виданою довідкою; «важкі» виправлення, що перекривають первинний текст; відсутність підпису або нечітка ідентифікація особи.

Додатки Наказу 402: спеціалізовані книги та журнали (форми ВЛК)

Стандартизовані форми потрібні, щоб різні підрозділи однаково оформлювали результати огляду. Це спрощує перевірку, зменшує ризик повернення документів та підвищує якість обліку.

На практиці наказ 402 додатки - це набір шаблонів, який допомагає швидко зібрати правильний пакет документів під конкретний випадок і не втратити реквізити.

Перелік прикладних форм, які часто використовують у роботі:

• Додаток 18. Книга протоколів засідань ВЛК (ЛЛК), забезпечує послідовну фіксацію постанов і контроль.
• Додаток 20. Протокол засідання штатної військово-лікарської комісії, використовується для фіксації рішень штатної ВЛК у формі, яку зручно перевіряти та відтворювати.
• Додаток 17. Довідка про вагітність, дає стандартизовану форму для випадків, коли цей документ потрібно долучити до матеріалів огляду/рішення.
• Додаток 14. Акт відмови військової частини у прийомі особи за медичними показаннями, фіксує підстави відмови та зменшує ризик спорів під час подальшого розгляду.
• Додаток 15. Направлення на медичний огляд ВЛК, уніфікує старт процедури та реквізити для передачі на ВЛК.

Відповідальні особи та зберігання документів

У більшості установ відповідальність за оформлення та зберігання документів розподіляється між головою та секретарем комісії, медичною службою, а також кадровими або штабними діловодами, які безпосередньо ведуть справи та контролюють рух копій між підрозділами. На практиці важливо заздалегідь визначити чіткий алгоритм роботи: хто саме формує та збирає повний пакет документів, хто здійснює перевірку правильності реквізитів і відповідності встановленим вимогам, а також хто відповідає за зберігання оригіналів і копій у визначених місцях. Такий розподіл обов’язків дозволяє уникнути дублювання функцій, втрати документів і помилок під час перевірок або передавання справ.

Базові принципи зберігання: 

1. Хронологія записів;
2. Єдині реквізити у взаємопов’язаних документах; 
3. Наявність підписів (печаток - де застосовно);
4. Охайні виправлення без спотворення первинного змісту;
5. Контроль копій і фіксація передачі між підрозділами. 

У разі масового оформлення документації доцільно заздалегідь забезпечити наявність достатнього запасу уніфікованих бланків, а також окремо використовувати книги або журнали для обліку. Це допоможе уникнути різноформатних документів у роботі, спростить систематизацію справ і значно полегшить подальше зберігання та перевірку документації.

Переваги використання стандартизованих книг

Облік у документах, підготовлених у довільному форматі, може здаватися зручним, але на практиці часто створює зайві питання: у різних відповідальних - різні версії шаблонів, десь бракує потрібних граф, а порядок ведення важко показати як єдиний і послідовний. Стандартизовані книги вирішують це простіше: вони дають однаковий формат записів, правильну структуру сторінок і реквізитів, дозволяють швидко перевірити хронологію рішень та наявність підписів, і загалом роблять документообіг більш передбачуваним під час узгодження та контролю. Саме тому підрозділи часто обирають готові друковані книги, щоб зменшити ризик повернень і додаткових уточнень.

Де придбати офіційні бланки та книги за додатками Наказу 402

Окремо варто врахувати практичний момент забезпечення бланками: ці стандартизовані форми та додатки з наказу 402 зазвичай оформлюють на офіційних друкованих бланках. Якщо підрозділу потрібно швидко уніфікувати документообіг і закрити потребу в масовому оформленні (пачки бланків, окремі книги), їх можна придбати на UkrOblik - це зручно, коли важливо мати однаковий формат, читабельні реквізити та достатній запас для поточної роботи.