В практической деятельности компаний, организаций и учреждений употребляется огромное количество учетных журналов. Часть из них четко регламентирована приказами министерств и ведомств, однако существует отдельная категория документации – журналы без приказов. Они не имеют прямой привязки к конкретному нормативному акту, но их ведение является обязательным или настоятельно рекомендованным требованиям органов контроля, санитарных норм, правил охраны труда и внутренних стандартов управления.
Такие журналы выполняют важную функцию доказательной базы в ходе проверок, аудитов и расследований. Поэтому правильное оформление и систематическое ведение журналов без приказов является неотъемлемой частью организации внутреннего контроля.
Что такое журналы без приказов и почему они нужны
Журналы без приказов - это учетные документы, форма которых не утверждена отдельным приказом министерства или ведомства, однако необходимость их ведения прямо вытекает из норм действующего законодательства, санитарных правил, трудового права, требований по охране труда и практике государственных проверок. Они используются для фиксации фактического положения дел на предприятии и служат доказательством того, что работодатель обеспечивает надлежащие условия труда, соблюдает требования безопасности, контролирует санитарное состояние помещений и ведет учет кадровых и медицинских документов.
Такие журналы часто требуются:
- При проверках Госпродпотребслужбы, когда оценивается соблюдение санитарно-гигиенических норм и условий хранения;
- При контроле со стороны Гоструда, в частности, по организации безопасных условий труда и выполнения трудового законодательства;
- Во время внутренних аудитов и проверок, проводимых для оценки рисков и готовности предприятия к внешнему контролю;
- При рассмотрении спорных ситуаций, несчастных случаев или аварий, когда необходимо подтвердить факт ведения надлежащего учета.
Наличие и правильное систематическое ведение журналов без приказов существенно снижает риск штрафов, предписаний и замечаний со стороны органов контроля, а также помогает предприятию защитить свою позицию в случае проверок или правовых споров.
Журнал регистрации температуры и относительной влажности в помещении
Одним из наиболее распространенных является журнал регистрации температуры и относительной влажности в помещении. Он используется для контроля микроклимата в офисах, учебных заведениях, медицинских учреждениях, складах, в производственных и торговых помещениях.
Ведение такого журнала позволяет:
- Подтвердить соблюдение санитарно-гигиенических норм;
- Контролировать условия хранения товаров и материалов;
- Обеспечивать надлежащие условия труда персонала;
- Избегать претензий при проверках.
Записи в журнале производятся регулярно с указанием даты, времени, фактических показателей температуры и влажности, а также ответственного лица. Несмотря на отсутствие отдельного приказа, журнал часто является обязательным элементом документации для многих сфер деятельности.
Журнал регистрации проверок как элемент защиты предприятия
Журнал регистрации проверок является еще одним примером журнала без приказа, имеющего важное юридическое значение. В нем фиксируются все проводимые органами контроля проверки, независимо от их оснований и продолжительности.
- Такой журнал помогает:
- Вести учет всех проверок;
- Контролировать законность действий проверяющих;
- Фиксировать даты, основания и результаты проверок;
- Защищать интересы компании в случае споров.
Заполнение журнала регистрации проверок дисциплинирует как представителей органов контроля, так и ответственных лиц предприятия. При повторных или внеплановых проверках этот документ часто используется как доказательство надлежащего учета контрольных мер.
Журнал регистрации личных медицинских книг
Для предприятий, деятельность которых связана с пищевой промышленностью, торговлей, общепитом, образованием и медициной, обязательным является Журнал регистрации личных медицинских книг. Он используется для учета наличия, хранения и актуальности медицинских книг работников.
Этот журнал позволяет:
- Контролировать прохождение обязательных медицинских осмотров;
- Подтверждать допуск работников к работе;
- Обеспечивать выполнение санитарных требований;
- Избегать штрафов за нарушение правил допуска персонала.
Несмотря на отсутствие прямого приказа, журнал регистрации личных медицинских книг является стандартным требованием при санитарных проверках и рассматривается как важный элемент внутреннего контроля.
Почему важно использовать печатные журналы установленного образца
На практике использование любых таблиц или электронных файлов не всегда принимается во время проверок. Органы контроля, как правило, предпочитают именно печатные журналы, поскольку они имеют фиксированный вид, понятную структуру и делают невозможным несанкционированное редактирование данных задним числом. Наличие бумажного журнала позволяет оценить системность учета, регулярность внесения записей и ответственность должностных лиц.
Правильно оформленный журнал:
- Выглядит как официальный учетный документ;
- Содержит все необходимые реквизиты;
- Удобный для повседневного использования;
- Принимается при проверках без дополнительных объяснений.
Именно поэтому предприятия все чаще выбирают готовые журналы, изготовленные профессионально. Такой подход позволяет заранее подготовиться к проверкам, снизить административные риски и сосредоточиться на основной деятельности, не тратя время на доказывание правильности формы учета.
Где заказать журналы без приказов на предприятии
UkrOblik специализируется на изготовлении учетной документации для предприятий, учреждений и организаций разных сфер деятельности. В каталоге сервиса представлены популярные журналы без приказов, в частности, журнал регистрации температуры и относительной влажности в помещении, журнал регистрации проверок, журнал регистрации личных медицинских книг и другие формы, которые чаще всего требуются при плановых и внеплановых проверках.
Журналы от UkrOblik производятся с учетом реальной практики органов контроля и соответствуют ожиданиям проверяющих. Они имеют удобный формат и логическую, четко продуманную структуру, что облегчает ежедневное ведение учета. Для печати используется качественная бумага, рассчитанная на длительное использование, а все формы полностью готовы к работе сразу после получения.
